ひとりTrelloで1週間のプランニングをする方法

ボード ビュー
Trello

はじめに

毎日、先の見えないモグラたたきのようなタスク管理をしていませんか?

1週間の中でタスクの進捗を確認しつつ、どう実行していくのかプランニングが必要かもしれません。

Trello(トレロ)は、カンバンボードを利用する人気のプロジェクト管理ツールで、プランニングに役立ちます。

カンバンボードの一番シンプルな形は、ホワイトボードを以下の3つの縦のリストに分割し、タスクの付箋をその状態に応じたリストに配置するイメージ。

  • ToDo(やること)
  • Ongoing(進行中)
  • Done(完了)

Trelloにはボード、リスト、カードの3つの概念があります。

プロジェクトごとにボードを作成し、ボード上にタスクの状態に対応するToDo, Ongoing, Doneのリストを用意します。

そして、タスクに相当するカードを、最初はToDoに入れ、タスクに着手したらOngoingに移動させ、タスクが終了したらDoneのリストに移動させます。

このようにすると、プロジェクトのタスク全体の進捗を視覚的に俯瞰でき、毎日のプランニングがしやすくなります。

チームで仕事していると、各メンバーの進捗状況の管理や連携が複雑になりますが、カンバンボードを使うことで仕事の状態や流れが可視化され、プロジェクトの推進に役立ちます。

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Trelloは、チームでの共同作業で使われることが一般的ですが、自分一人だけのプロジェクト管理にも使えます。

自分の1週間のタスク全体の進捗状況を見ながらプランニングすることができます。

ひとりTrelloで1週間のプランニングをする3つのステップを紹介します。

  • 準備:新規ボードに5つのリストを作る
  • 毎週:今月のリストから今週やることを絞り込む
  • 毎日:今日やることを決めて実行する

ひとりTrelloで1週間のプランニングをする方法

準備: 新規ボードに5つのリストを作る

最初に準備として、新しいボードを作成し、上図のように以下の5つのリストを作成します。

This Month, This Week, Today、Ongoing, Doneと以下の順番で左から右へ並べます。

  • This Month(今月やること)
  • This Week(今週やること)
  • Today(今日やること)
  • Ongoing(進行中)
  • Done(今週の完了タスク)

次にThis Monthのリストに今月のタスクを全て洗い出し、カードに入れます。

優先度の高い順に上からカードを並べ替えしておくと、後からタスクを選ぶ際に便利です。

毎週: 今月のリストから今週やることを絞り込む

毎週、週の始めあるいは前週の終わりに、今週1週間のやることを決めます。

具体的には、This Monthのリストから、今週やるタスク(カード)を上から選び、This Weekのリストに移動させます。

欲張ってたくさんのカードを今週やることのリストに加えると、やる気が削がれかねません。

無理なくできるレベルまで絞り込むのがいいでしょう。

This Weekのリストもタスクの優先度が高いものが上になるように並べます。

毎日: 今日やることを決めて実行する

前日の夜、あるいは当日の朝に、This Weekの中から今日やるタスクを決め、Todayに移動させます。

当日は、Todayのリストの上からタスクを選んでOngoingに移動させて、処理します。

タスクが完了したら、Done(今週の完了タスク)のリストへ移動させます。

Todayにあるタスクが全てOngoingに移動されてTodayリストが空になれば、今日やることの全てに着手できたということになります。

ただし、Ongoingにタスクが溜まることがよくあります。

Ongoingのタスクを優先して片付け、This WeekからTodayに移すタスクは今日やるべきものに絞込みましょう。

今週の完了タスクは、その週に達成できたタスクの数です。

タスクの難易度にもよりますが、今週のタスクの完了数の平均が、自分が1週間にできる現実的なタスク数になります。

それを目安に次週のThis Weekに入れるタスク数を決めるといいでしょう。

まとめ

ひとりTrelloで1週間のプランニングをする3つのステップを紹介しました。

  • 準備:新規ボードに5つのリストを作る
  • 毎週:今月のリストから今週やることを絞り込む
  • 毎日:今日やることを決めて実行する

ボードに5つのリストを作り、タスクの状態を可視化することで、今週完了できたタスク、今週に着手して処理中のタスク、今週やるべきだが未着手のタスクの状態がよくわかるようになります。

1週間終わって、This Weekリストに未着手のタスクが多く残っている場合は、タスクがあふれているということ。

タスクを減らすことも考えましょう。

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