タスクに振り回されない。現実的な「今日やるタスク」だけを手帳に書き込む3つの理由

はじめに

毎日、たくさんのタスクに疲弊している。

やってもやってもタスクが終わらず徒労感にさいなまれる。

タスクは毎日、次々に発生するため、やるべきことを管理するToDoリストは決して空になることはありません。

空になったとしてもそれは一時的な状態です。

そのため、1日にやるタスクを制限して決めておかないと、終わらないタスクに振り回されてしまいます。

タスクに振り回さず、ごきげんな1日を創るため、「今日やるタスク」だけを手帳に書く3つの理由を紹介します。

  1. できていない感を防止できる
  2. 仕事のペースを守ることができる
  3. 適切な振り返りができる

手帳は、紙の手帳でもデジタルの手帳アプリでもOKです。

本記事ではセルフコーチング手帳を例に説明します。

例えばToDoリストから、今日中に完了させるタスクを選び、セルフコーチング手帳の「今日やるタスク」の欄に書きます。

今日の予定の混み具合やタスクの難易度を考慮しつつ、現実的な今日やることだけを書くようにします。

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現実的な「今日やるタスク」だけを手帳に書く理由

できていない感を防止できる

ToDoリストには、1日では終わらないタスクがたくさん入っているという方も多いでしょう。

その場合、いくらタスクをこなしても全て空になるということはありません。

どんなに頑張っても、できていない感を味わうことになります。

一方、ToDoリストから今日やるタスクをピックアップして、現実的な量の「今日やるタスク」だけを手帳に書けば、「今日やる」タスクリストが完了する可能性は上がります。

全て完了して空にすることができれば、達成感を得ることができるでしょう。

そのためにも、「今日やるタスク」のところに、できたらやりたいというような曖昧なタスクは書かないようにします。

仕事のペースを守ることができる

ToDoリストには大量のタスクが入っているため、頑張りすぎてしまう可能性もあります。

その日に頑張ってタスクをこなしても疲れて次の日がぼろぼろであれば意味がありません。

今日の予定の混み具合やタスクの難易度を考慮しつつ、現実的な今日やることだけを書くことで、無理のない仕事量に抑えることができます。

適切な振り返りができる

今日やるタスクを制限して決めたにも関わらず、タスクが終わらなかった場合、原因を振り返りましょう。

タスクにかかる時間の見積もりが甘かったのか、タスクに想定外の追加の仕事が発生したのかなど原因を分析し、今後に生かします。

今日やるタスクを決めずに、ToDoリストのタスクを無計画に処理していると、未完了のタスクについて、今日できると見積もっていたにも関わらずできなかったのか、元々、やる予定がなかったものなのか区別できないため、分析できません。

振り返りで課題が分析できれば、改善することができます。

まとめ

「今日やるタスク」だけを手帳に書く3つの理由を紹介しました。

  1. できていない感を防止できる
  2. 仕事のペースを守ることができる
  3. 適切な振り返りができる

「今日やるタスク」のやり方は「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則」で紹介されているクローズ・リストというやり方とほぼ同じです。

 

クローズ・リストは仕事に制限を設けて効率を上げる手法。

今日やることを決めてクローズ・リストに入れて実行し、その日、新たなタスクが発生してもクローズ・リストには入れないという運用をするため、タスクを実行するたびにタスクは減っていき、リストが空になったら今日の仕事は終わりというもの。

クローズ・リストの反対はToDoリストのようなオープン・リストであり、追加の仕事に制限がないので、1日の仕事の終わりに、朝よりも「未完了の項目」が増えていることもあります。

ただし、どうしても今日やらなくていけない緊急のタスクが発生することもあります。

その場合はクローズ・リストの最後に線を引いてその下に新規の今日やるタスクを追加します。

詳しくは、仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則をご覧ください。

タスクを紙の手帳で管理しているのであれば、デジタルツールを使うとより便利になります。

こちらの記事もご覧ください。

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