Googleドライブの大量のデジタル情報をPARAメソッドで管理する方法

はじめに

Googleドライブに様々なファイルやドキュメント、スプレッドシート、スライドを入れて活用している方は多いでしょう。

フォルダはどのように管理しているでしょうか。

FORTE LABSが提唱しているデジタル情報の整理法PARAは、project(プロジェクト)、areas(エリア)、resources(リソース)、archives(アーカイブ)の4つのカテゴリで整理するメソッドです

デジタル情報の整理法PARAメソッドのかんたん解説
はじめにEvernoteやOneNoteのようなノートアプリを使って、プロジェクトやタスク、資料など様々な情報を入れている方は多かれ少なかれ、どう情報を整理したら良いのか悩んでいるのではないでしょうか。どんどん増え...

Google Driveの大量のデジタル情報をPARAメソッドで管理する方法を紹介します。

  1. 4つのカテゴリに対するフォルダを作る
  2. 使っていないフォルダ、ファイルをアーカイブへ
  3. 新しいプロジェクト、エリア、リソースのファイルを作る

Googleドライブのデジタル情報をPARAメソッドで管理する方法

4つのカテゴリに対するフォルダを作る

PARAメソッドの4つのカテゴリに対して、4つのスタックを作ります。

  • 1Projects
  • 2Areas
  • 3Resources
  • 4Archives

1.Projectsというように番号をつけると意図した順番にスタックが並びます。

使っていないフォルダ、ファイルをアーカイブへ

PARAセットアップガイドでは以下の5ステップを推奨しています。

  1. 新たに”Archive[今日の日付]”フォルダを作成し、既存ファイルを全て移動させる
  2. 現在のプロジェクトのフォルダを作る
  3. 新たに”Projects”フォルダを作り、そこに全てのプロジェクトのフォルダを移動させる
  4. 新たに”Archives”フォルダを作成し、既存フォルダを移動させる
  5. 必要な時だけ新しいフォルダを作る

この作業をすると、ごちゃごちゃしていたフォルダの構成が本当にスッキリします。

この段階で、Googleドライブの「バックアップと同期」アプリをMacやPCにインストールして、ローカルと同期するように設定すると便利です。

ローカルフォルダに、1Projects、2Areas、3Resources、4Archivesの4つのフォルダが現れ、アクセスが簡単になります。


新しいプロジェクト、エリア、リソースのファイルを作る

新しくやることが出てきたら、”Projects”スタック内にプロジェクト名を付けたノートブックを作成します。

プロジェクトは期限があって明確なゴールに結びつく一連のタスクを含むものです。

そのため、プロジェクト名には、例えば”202106セミナー”のように、年月を入れると良いでしょう。

ここで年月を名前に入れるとしっくりこないものは、期限やゴールがない、エリアやリソースのカテゴリが適切かもしれません。

アクションが伴うものはエリア、資料やコンテンツなどはリソースです。

エリアの場合は、”2Areas”フォルダ内にサブフォルダを作りましょう。

リソースの場合は”3Resources”フォルダ内にサブフォルダを作ります。

例えば、Webで調べた情報や資料やスライドなどはリソースです。

まとめ

Google DriveのフォルダをPARAメソッドで管理する方法を紹介しました。

  1. 4つのカテゴリに対するフォルダを作る
  2. 使っていないフォルダ、ファイルをアーカイブへ
  3. 新しいプロジェクト、エリア、リソースのファイルを作る

デジタル情報の整理法PARAメソッドを使うと、Evernote, Todoist, Googleドライブなど、複数のツール間でデジタル情報の構造の一貫性を保つことができ、シームレスに活用することができます。

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