TodoistのプロジェクトをPARAメソッドで整理する3つの理由

はじめに

TodoistやTickTickなどのタスク管理アプリは、プロジェクトごとにフォルダ(アプリによってはリストと呼ぶものもあります)を作って整理する機能を持っています。

プロジェクトが増えて、フォルダがごちゃごちゃと散らかっている。

フォルダをどう整理していいか分からず場当たり的にフォルダを作っている。

乱雑で使いにくい。

このような悩みはないでしょうか。

PARAメソッドは以下の4つのカテゴリで情報を整理する方法です。

  1. プロジェクト(project): 期限があり、特定のゴールに結びつく一連のタスクを含むもの
  2. エリア(area of responsibility): 長期にわたってメンテナンスすべき活動領域であり、ゴールや期限はなく続くもの
  3. リソース(resource): 現在進行中の関心あるトピックやテーマ
  4. アーカイブ(archive): 完了したプロジェクトやアクティブで亡くなったエリアやリソース
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Todoistなどタスク管理アプリのフォルダをPARAメソッドで整理する3つの理由を紹介します。

  1. 異なるツールを連携しやすい
  2. 多数のフォルダでもスッキリ整理
  3. プロジェクトのレビューが捗る

TodoistをPARAメソッドで整理する3つの理由

異なるツールを連携しやすい

ツール間で構造の一貫性を保つために、Evernote、Googleドライブ、Todoist、それぞれ同じフォルダ構成を作っています。

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この統一化により、あるプロジェクトのEvernoteノートとGoogleドライブ内のファイル、Todoistのタスクをフォルダ名で紐付けすることができます。

Evernoteのノートに、TodoistのタスクのURLを貼り付けたり、TodoistのタスクにEvernoteのノートのURLを貼り付けて、ツールを連携することもできます。

ただ、そこまでの手間をかけなくても、フォルダ名を合わせるだけで十分、ツールを連携させることができます。

どのツールを使っても同じ構造であるため、名前や位置関係も早く覚えることができます。

多数のフォルダでもスッキリ整理

Todoistの強みは、タスクの階層管理とビュー機能

階層的な管理のおかげでプロジェクトやタスクが増えても、全体から大項目、そして詳細項目まで視点を切り替えることができます。

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しかし、たくさんのプロジェクトが増えていくと、フォルダ構成が乱雑になっていき、メンテナンスが大変になります。

PARAメソッドはカテゴリを4つに分けるルールのため、一番上の階層のフォルダ(プロジェクト)はProjects, Areas, Resources, Archivesの4つ。

トップの階層にフォルダ(プロジェクト)がたくさん並ぶことはなくなります。

プロジェクトのレビューが捗る

タスク管理アプリを活用するには定期的なレビューが必須です。

放っておくと、どんどん乱雑になり、荒れていきます。

そのため、週に一回など定期的に全体をレビューし、耕してあげる必要があります。

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ただ、プロジェクトが増えると、レビューするのも大変です。

PARAメソッドで4つに分けることで、レビューすべき範囲が明確になります。

まず、Archivesはレビュー不要。

Resourcesも1ヶ月に一回程度のレビューで十分でしょう。

一方、Projectsは現在進行形のプロジェクトであり、毎週のレビューは必須です。

Areasは週に一回、あるいは2週に一回でも良いでしょう。

まとめ

TodoistのプロジェクトをPARAメソッドで整理する3つの理由を紹介しました。

  1. 異なるツールを連携しやすい
  2. 多数のフォルダでもスッキリ整理
  3. プロジェクトのレビューが捗る

タスクの実行やレビューがしやすいシンプル環境を作りましょう

Todoistについてはこちらの記事もご覧ください。

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