ペーパーレスの習慣。紙類をスキャンして徹底的に片付ける3つのステップ

はじめに

書類やチラシ、付箋が机に散らかっていたり、引き出しに領収書や文書が溜まっていないでしょうか。

紙類はかさばり、デスクに置いたままにしていると貴重なスペースをとってしまいます。

また、書類が出しっぱなしにしてあると注意力が奪われます。

紙類をスキャンして徹底的に片付ける3つのステップを紹介します。

  1. 机の上、引き出しから全て紙類を出して不要なものを破棄
  2. Evernote等でスキャンし、原本が必要なもののみ保管
  3. 以後、紙類が発生したら即スキャン・破棄を実践

紙類をスキャンして片付ける3つのステップ

机の上、引き出しから全て紙類を出す

紙文書や領収書、名刺、付箋、パンフレットなど全て引き出しや棚などから出して、一箇所に集めましょう。

床に置いて全体を見える化し、一気に片付けます。

まず不要なものは捨てます。

特に半年〜1年間は使っていないモノはもう使うことはないでしょう。

スキャンするもの、残すものは厳選し、それ以外は破棄します。

個人情報があるものはシュレッダーにかけましょう。

家庭用の静音シュレッダーもありますし、

 

手軽なハンドシュレッダーもあります。

 

Evernote等でスキャンし、原本が必要なもののみ保管

厳選した必要な紙類について、スキャンします。

専用のスキャナを使うのも良いですが、Evernoteのモバイルアプリが便利です。

Evernoteのモバイルアプリ「ドキュメントカメラ」機能を使うと、書類スキャンが捗ります。

  1. シャッターボタンを押さずとも自動でスキャンを始めてくれる
  2. 自動できれいに補正してくれる
  3. Evernoteのノートにそのまま入り検索もできる
書類スキャンが捗るEvernote「ドキュメントカメラ」機能の3つのポイント
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そして、契約書など原本が必要なもののみ、ファイリングして保管します。

それ以外は全て破棄しましょう。

以後、紙類が発生したら即スキャン・破棄を実践

いったん全ての紙類を片付けることができたら、その後の生活では紙を持たないようにしましょう。

郵便物や打ち合わせなどで紙類を受け取ったり、あったらいったん置いていこうとはせず、その場で必要かどうかを判断。

  • そのまま破棄
  • スキャンして破棄
  • スキャンして原本保管

のいずれかを決めます。

いったん保留として、デスクに置いたり、引き出しにしまわないようにするのがコツです。

まとめ

紙類をスキャンして徹底的に片付ける3つのステップを紹介しました。

  1. 机の上、引き出しから全て紙類を出して不要なものを破棄
  2. Evernote等でスキャンし、原本が必要なもののみ保管
  3. 以後、紙類が発生したら即スキャン・破棄を実践

紙類を手放して身軽な環境を作りましょう。

片付けの習慣化については以下の記事もご覧ください。

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