はじめに
Googleカレンダーには予定だけでなく、Google ToDo、リマインダー、Google Keepを連携させて、特定の日時にタスクや通知、メモを表示できます。
一つのアプリに様々な情報を統合でき、シンプルでかつ便利です。
GoogleカレンダーにおけるGoogle ToDo、GoogleKeep、リマインダーの使い分けの方法を紹介します。
- Google ToDo: 日時を指定したタスク
- Google Keep: 一時的なメモの置き場
- リマインダー: 毎日、毎週等の習慣タスク
GoogleKeep、Google ToDo、リマインダーの使い分け
Google ToDoはタスク
タスクは基本的にGoogle ToDoに入力します。
リストで管理できるため、ある程度タスクが多くなっても分かりやすいです。
Google ToDoを使うコツは２つ。
１つは、必ず実行する日時を指定してタイムブロックするようにしましょう。
そしてもう一つは、適度なタスク数をキープし続けること。
１つのリストにたくさんのタスクを入れたり、リストを多くすると管理しづらくなります。
タスクの下のサブタスクを活用してタスクが増加するのを防止したり、後述するメモや習慣タスクはGoogle ToDoに入れないようにしましょう。
Google Keepはメモ
Google Keepは高機能で動作も軽いメモアプリで便利です。
ただし、Googleカレンダーと一緒に使うときは若干注意が必要です。
日時の通知を設定するとGoogleカレンダーの当該日時に表示することができるため、タスクのように使えますが、メモを変更してもGoogleカレンダーの表示は変わらないという動作のようです。
つまりメモの内容に追随して通知内容は変更されないということに注意が必要です。
メモの内容がタスクであればGoogle ToDoに入れるようにしましょう。
タスクがGoogle ToDoとGoogle Keepに分散していると分かりづらくなります。
また、メモもタスク同様、大量にたまると見づらくなります。
Google Keepは一時的なメモの置き場として利用するのが良いでしょう。
リマインダーは習慣
リマインダーはシンプルな通知と実行有無の管理をしてくれます。
明示的に「完了」とタップしない限り、カレンダーに残り続け、翌日にも持ち越しされます。
そのため、やり忘れを防止できます。
リマインダーには詳細欄がない、タスクのリスト名を選択できないという制限があるため、詳細欄やリスト管理の必要がない、毎日や毎週やる習慣を管理するのにぴったりです。
まとめ
GoogleカレンダーにおけるGoogle ToDo、GoogleKeep、リマインダーの使い分けの方法を紹介しました。
- Google ToDo: 日時を指定したタスク
- Google Keep: 一時的なメモの置き場
- リマインダー: 毎日、毎週等の習慣タスク
一つのアプリに様々な情報を統合できるのがGoogleカレンダーの強みです。
タスクやメモ、習慣をまとめて効率的に管理しましょう。
仕事に追われることなく、計画的にストレスフリーで実行するための方法を学べます。
タスク管理、時間管理に関して、クローズ・リストとオープン・リスト、TODOリストとWILL DOリスト、ファーストタスクなど役に立つテクニックが満載です。
例えば、クローズ・リストは、仕事は「ここまで！」と制限するラインが引かれたリストです。一度クローズしたら基本的にリストに新しい仕事の追加はできません。この区切りを持つことで、いつまでも仕事を夜まで続けてしまうということを防ぐことができます。
タスク管理アプリ「たすくま」や「TaskChute Cloud」を使うのであれば、タスクシュート時間術をまず押さえておきましょう。
基本的なルールは以下の5つ。
①「本日1日分の仕事」を１シートで管理する
②「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
③「１分間以上時間のかかること」は全て管理する
④全ての仕事の「見積もり時間」を出しておく
⑤「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間（または就寝時刻）をリアルタイムに把握する
他にも時間管理を極めたい方には割り込みの扱い方、タスクの時間の見積もりの仕方など参考になる部分が多いでしょう。
時間管理の本は数多くありますが本書には役に立つノウハウが多く解説されています。
中でも今日の一番大事なことを決める「ハイライト」は簡単に実践でき、効果も高い技法です。
最優先で実行することで達成の確率が高まりますし、１日終わったとき、満足感が得られます。やれなかったということよりも、やれたことに目を向け、コントロール感を持つことができます。
どんどん発生し、終わりのないタスクのストレスをなんとかしたい。もっとコントロール感を持ちたい。本書は、時間を有効に活用し、「心の安らぎ」と充実感を得るための考え方や方法を様々な切り口で解説してくれます。
働き方が大きく変わり、いかに時間内で効率的に大きな成果を出せるのかが問われています。
これまで、とにかく仕事を達成することだけを考えていて、ある意味、仕事にどれだけ時間をかけるのかに無頓着だったという方も多いのではないでしょうか。本書は、ダラダラ仕事や非効率なプロセスを排除する方法として、「退社時間を決めて自分を追い込む」「成果と効率は分けて考える」「シングルモードで集中する」など、すぐに始められる超実践的な「仕事の高密度化」テクニックやツールを紹介しています。
