はじめに
タスク管理でもっとも大変なことは、タスクの状態をメンテナンスし続けることです。
タスクが増えて、整理が行き届かなくなると、とたんに散らかり、コントロール不能になります。
完璧主義思考の場合、散らかった状態はストレスになり、タスク管理をやめてしまいかねません。
タスク管理アプリ、例えばTodoistは機能性、使い勝手とも素晴らしいアプリですが、毎日の継続的なメンテナンスが不可欠です。
1日の終わりにTodoistをメンテナンスする3つのステップを紹介します。
- ノートやメモに書いたタスクをTodoistに入れる
- インボックスをゼロにする
- 未完了タスクをスケジュールする
Todoistをメンテナンスする3つのステップ
ノートやメモに書いたタスクをTodoistに入れる
バレットジャーナルなど紙のメモ帳やノートを使っている場合、タスクを一元管理するのが便利です。
付箋はなくしがちですし、タスクのメモが分散しているとそのタスクがどこにあるのか探すのが大変になります。
メモしたタスクをTodoistに入力します。
インボックスをゼロにする
インボックスに入っているタスクは、未整理のタスクです。
適切なプロジェクトに移動させましょう。
その際、そのタスクは本当にやる必要があるのか一旦、考えましょう。
やらなくてもよいことはタスクにせず、その場で捨てるのが効率的です。
またその場で3分でできるタスクであれば、すぐさま片付けてしまいましょう。
１日の終わりにはインボックスにタスクが入っていないゼロの状態にします。
未完了タスクをスケジュールする
「今日」のビューにあるタスクは、今日中にやりたいと考えていたタスクです。
1日の終わりに「今日」ビューに残っているタスクは、明日、明後日、週末など、適切な日に割り当てましょう。
その中で毎日同じタスクを先送りし続けることに気づくかもしれません。
先延ばししてしまう重いタスクは分割して小さなタスクにするのが有効ですと。
また、そのタスクを処理する時間をしっかり予定として確保するタイムブロッキングで先延ばしをストップさせましょう。
まとめ
1日の終わりにTodoistをメンテナンスする3つのステップを紹介しました。
- ノートやメモに書いたタスクをTodoistに入れる
- インボックスをゼロにする
- 未完了タスクをスケジュールする
タスク管理でもっとも難しいのはタスクの状態をメンテナンスし続けること。
毎日のTodoistのメンテナンスを習慣化しましょう。
仕事に追われることなく、計画的にストレスフリーで実行するための方法を学べます。
タスク管理、時間管理に関して、クローズ・リストとオープン・リスト、TODOリストとWILL DOリスト、ファーストタスクなど役に立つテクニックが満載です。
例えば、クローズ・リストは、仕事は「ここまで！」と制限するラインが引かれたリストです。一度クローズしたら基本的にリストに新しい仕事の追加はできません。この区切りを持つことで、いつまでも仕事を夜まで続けてしまうということを防ぐことができます。
たすくまを使うのであれば、タスクシュート時間術をまず押さえておきましょう。
基本的なルールは以下の5つ。
①「本日1日分の仕事」を１シートで管理する
②「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
③「１分間以上時間のかかること」は全て管理する
④全ての仕事の「見積もり時間」を出しておく
⑤「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間（または就寝時刻）をリアルタイムに把握する
他にも時間管理を極めたい方には割り込みの扱い方、タスクの時間の見積もりの仕方など参考になる部分が多いでしょう。
時間管理の本は数多くありますが本書には役に立つノウハウが多く解説されています。
中でも今日の一番大事なことを決める「ハイライト」は簡単に実践でき、効果も高い技法です。
最優先で実行することで達成の確率が高まりますし、１日終わったとき、満足感が得られます。やれなかったということよりも、やれたことに目を向け、コントロール感を持つことができます。
