「タイマーWEBアプリ」を活用して打合せ・会議のタイムマネジメントする3つのステップ

はじめに

テレワークの機会が増えて、打合せや会議が増えたという方もいるのではないでしょうか。

移動時間がないため、より多くのアポを入れることができてしまうのも一つの理由。

打合せの後にすぐ別の打合せを入れることもできてしまいます。

ただ移動時間はないといってもWeb会議をつなぎ直したり、余裕は必要です。

また、打合せばかりしていたら仕事進みません。

打合せはたいてい、30分や1時間の予定を確保していると思いますが、その時間いっぱいにやらなければいけないということはありません。

打合せ時間の効率化に意識を向けましょう。

タイマーを活用して打合せ・会議のタイムマネジメントする3つのステップについて紹介します。

  • 打合せの目標時間を決める
  • Webタイマーをセットし、スタート
  • 目標時間の5分前にはまとめに入る

タイマーを活用した打合せのタイムマネジメント

打合せの目標時間を決める

30分の会議は5分前に終了する、1時間の会議は10分前に終了するなど目標を決めましょう。

同僚や打合せの参加者と打合せを始める前や、日頃からそのように時短化するという目標を共有できるとさらにいいですね。

なお、予定表もあらかじめ、めいっぱいの時間を確保するのではなく、短く設定するのがよいでしょう。

Googleカレンダーの場合、会議の迅速化という設定ができます。

Webタイマーをセットし、スタート

打合せを始める際に目標時間で、タイマーをセットします。

例えば、以下の「タイマーWEBアプリ」は、ブラウザで使えるタイマーアプリで、カウントダウン表示とカウントアップ表示を両方してくれて便利です。

タイマーWEBアプリ|仕事から遊びまでお役立ちのアプリ
タイマーがWEBアプリになったよ。クールなデザイン。スマホ・タブレットでも使いやすい。勉強するときも、仕事をするときも、絵を書くときも、発表するときも、会議をするときも、いつでも使える便利なタイマーです。
38秒経過、残り時間24分22秒

ブラウザのタブに残り時間を表示してくれるところも気に入ってます。

目標時間の5分前にはまとめに入る

残り時間を見ながらディスカッションを進め、短い会議であれば5分前、長い会議であれば10分前にはまとめに入るようにしましょう。

もちろんめいいっぱい時間を必要はなく、ディスカッションする項目がカバーできたらすぐにまとめに入ります。

仮にまとめに時間が多少かかっても最初に打合せ時間を短縮して設定しているためマージンはありますが、ここは死守できるように終わらせましょう。

まとめ

タイマーを活用して打合せ・会議のタイムマネジメントする3つのステップを解説しました。

  • 打合せの目標時間を決める
  • Webタイマーをセットし、スタート
  • 目標時間の5分前にはまとめに入る

タイマーで打合せ時間を時短化しましょう。

またそもそも1時間の会議は30分にできないか、30分の会議は15分でできないかと考えるのも良いですね。

なお、作業に集中するためのタイマーの活用法については以下の記事をご覧ください。

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