第2領域の活動を優先。TodoistとGoogleカレンダーを使って1週間単位で計画する4つのステップ。

はじめに

7つの習慣における、第三の習慣「重要事項を優先する」では時間管理を扱っています。

有名な時間管理のマトリックスが示されており、緊急度と重要度の軸で、わたしたちの時間を4つの領域に分けています。

「7つの習慣」の時間管理のマトリックスを使って、Googleカレンダー+ togglで時間の使い方を見える化する方法
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第三の習慣の章の冒頭は、2つの問いからはじまります。

1.もし、常日頃から行っていれば、あなたの生活の質を著しく向上させる活動が一つあるとするなら、それは何だろうか?

2.同じように、あなたの仕事の業績、または結果を著しく向上させる活動がひとつあるとするなら、それは何だろうか?

7つの習慣 第三の習慣 ●重要事項を優先する

この2つは第2領域の「緊急ではないが、重要なこと」であり、ここに時間を投資すべきです。

この第2領域の活動に集中して事前の予知や予防などを行うことで、緊急だが重要でない第1領域の問題を小さくしたり、減らすことができます。

では、どうやって第2領域の活動に集中することができるのでしょうか。

第2領域の活動を1週間単位で計画する

本書では、1日単位ではなく、1週間単位で時間を計画する方法を説明しています。

週単位の計画は、1日単位の計画よりも、はるかに生活のバランスがとりやすくなる。

1週間は私たちの生活の基本的な単位であり、会社や学校といった社会的な機関も暗黙のうちに週単位で運営されている。1週間のうちには、仕事をする日もあれば、休暇をとる日もある。勉強する日もあれば、他の活動に集中する日もあるだろう。

しかし、第三世代の時間管理のツールは、1日の計画に集中している。それは活用を整理し、優先順位をつける補助になることはあっても、基本的には緊急の問題や雑用の整理にすぎない。

大切なのは「スケジュール課題に優先順位をつけることではなく、優先課題をスケジュールに入れる」ことである。そしてそれを行う最も良い方法は、週単位で計画することである。

7つの習慣 第三の習慣 ●重要事項を優先する

1週間を計画する以下の4つのステップです。

  1. 役割を定義する
  2. 目標設定
  3. スケジュール化
  4. 日々の対応

役割を定義する

自分の生活の主な役割を書き留めます。

個人としての役割、家族としての役割、地域社会や趣味などの役割など。

例として、夫・父親、商品開発担当課長、部下を育てるもの、友人、人生を楽しむもの、健康維持が挙げられています。

目標設定

自分のそれぞれの役割において、次の1週間で達成したい大切な目標を2つか3つ設定します。

これは第2領域の活動になるでしょう。

Todoistに、「1週間の目標」というプロジェクトを作成し、目標をタスクとして登録します。

TodoistはGoogleカレンダーと双方向同期できるため、後のスケジューリングがやりやすくなります。

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スケジュール化

目標を成し遂げるための活動をスケジュールに入れます。

1日ですべての役割をこなすのは無理ですが、1週間単位であればどこかに入れられるでしょう。

やりたいこと、重要なことなど優先度の高いのタスクを日時、時間を指定して確保する手法はタイムブロッキングやカレンダーブロッキングと呼ばれています。

Googleカレンダーを使うと柔軟に修正できたり、色を変えて見やすくしたりと便利です。

やりたいことの時間を確保。Googleカレンダーでタイムブロッキングする方法。
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また、Googleカレンダーを使うと、1週間を俯瞰しつつ、予定のつまり具合や、1つ1つの予定やタスクの長さ、空き時間をビジュアルとして見ながらスケジューリングが可能です。

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日々の対応

週単位で計画を立て、あとは日々の様々な出来事に対応しながら必要に応じてスケジュールを変更します。

第2領域の活動を優先して時間を使います。

タイムブロックした重要なことは、他人と約束した予定と同じように、何があってもその時間がきたらそのタスクを実行するというようにしましょう。

自分のタスクとして考えると、予定が入っていても後回しにして別のことをやってしまう可能性があります。

そのような融通や変更ができない予定としてみなしましょう。

まとめ

7つの習慣における第2領域の活動を1週間単位で計画する4つのステップを解説しました。

  1. 役割を定義する
  2. 目標設定
  3. スケジュール化
  4. 日々の対応

役割ごとの目標に関するタスクをTodoistに登録し、Googleカレンダーを使ってその目標に関するをタスクを実行する日時を1週間の枠の中で決め、時間を割り当てる。

第2領域の時間を1週間単位で確保しましょう。

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