「7つの習慣」の時間管理のマトリックスを使って、Googleカレンダー+ togglで時間の使い方を見える化する方法

はじめに

自分の時間の使い方は満足いくものでしょうか。

「7つの習慣」では、第三の習慣「重要事項を優先する」において、時間管理を扱っています。

その章で、時間管理のマトリックスという図が解説されています。

 

時間管理のマトリックスでは、緊急度と重要度の軸で、わたしたちの時間を4つの領域に分けています。

ここで、緊急とは「すぐに対応しなければならないように見えるもの」と定義しています。

緊急なものは、私たちに即時の対応を要求するものである。これらは、ほかの人にとっては高い優先順位にあることも多い。しかし、その多くは、快適で、手軽で、楽しく感じるものでありながら、全く重要ではない。

7つの習慣 第三の習慣 ●重要事項を優先する

また、重要度は「結果に関連している概念」と定義しており、「あなたのミッション、価値観、優先順位の高い目標の達成に結びついているもの」であるとしています。

  • 第1領域は緊急かつ重要なこと:締切のある仕事、クレーム処理、せっぱ詰まった問題、病気や事故、危機や災害
  • 第2領域は緊急でないが、重要なこと:人間関係づくり、健康維持、準備や計画、リーダーシップ、真のレクリエーション、勉強や自己啓発、品質の改善、エンパワーメント
  • 第3領域は緊急であるが、重要でないこと:突然の来訪、多くの電話、多くの会議や報告書、無意味な冠婚葬祭、無意味な接待や付き合い、雑事
  • 第4領域は緊急でなく、重要でないこと:暇つぶし、単なる遊び、だらだら電話、待ち時間、多くのテレビ、その他の意味のない活動

7つの習慣では以下のように実際に時間の使い方を記録して分析することを提案しています。

時間管理のマトリックスを書いて、あなたがそれぞれの領域で何割ほど自分の時間を過ごしているかを考えてみる。それから3日間にわたり、15分間隔であなたの実際の時間の使い方を記録する。

最初に考えていた時間の使い方の割合はどれくらい正確だっただろうか。時間の過ごし方に満足しているだろうか。何か変化させるべきものはないだろうか。

7つの習慣 第三の習慣 ●重要事項を優先する

「7つの習慣」の時間管理のマトリックスを使って、Googleカレンダーとtogglのツールを活用して、あなたの時間の使い方を見える化する方法を紹介します。

  1. togglで行動を記録
  2. Googleカレンダーに色分けして登録
  3. 色分けされた行動種別で分析

Googleカレンダー+ togglで時間の使い方を可視化

togglで行動を記録

Googleカレンダーとtogglのツールの組み合わせで、あなたの時間の使い方を記録して可視化することができます。

togglは無料の時間記録(タイムトラッキング)のツールで、PCでもAndroid, iPhoneでも動作します。

Toggl: Time Tracking, Project Planning and Hiring Tools to Help Teams Work Better
We take the stress out of time tracking, project-planning, and hiring. Designed by and for teams that work from anywhere.

Googleカレンダーに色分けして登録

toggl自体はGoogleカレンダーとは連携する機能は持っていないため、togglで計測してGoogleカレンダーに手動で登録します。

若干面倒ではありますが、手動で登録することで今の時間が4つの領域のどれだったかということを明確に意識することができます。

また、Googleカレンダーでタスクを色分けすると時間の使い方を見える化できます。

ここでは以下のように時間を色分けてしています。

第1領域、第2領域と領域ごとに色分けすることもできますが、予定を振り返るためには種別で分けたほうがよいでしょう。

  1. レッド: 勉強、アウトプット、開発のような投資的時間
  2. イエロー: 元気が出る、楽しいなど自分のエネルギーを充電する時間
  3. ピンク: 家族、友人などとの交流の時間、イベントなど
  4. グリーン:食事、風呂などの生活の時間
  5. ブルー: お仕事的時間
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色分けされた行動種別で分析

この例はある3日間の時間の使い方ですが、レッド、イエローは第2領域の時間。

かなりの時間を第2領域にあてることができている日は時間管理がよくできている日です。

グリーンの領域は生活において必須のことばかりであり第1領域にあたります。

ブルーについては仕事の時間としてまとめてしまっていますが、ほぼ第1領域と第3領域でした。ここはもう少しブレイクダウンして記録するとよさそうです。

空白の部分は休憩など主に第4領域。日によってはもう少し減らせるかもしれません。

まとめ

「7つの習慣」の時間管理のマトリックスを使って、Googleカレンダーとtogglの組み合わせであなたの時間の使い方を見える化する方法を紹介しました。

  1. togglで行動を記録
  2. Googleカレンダーに色分けして登録
  3. 色分けされた行動種別で分析

緊急度と重要度の軸で4つの領域として分けて考えると、自分の使い方のパターンがよく分かります。

第2領域の活動を行うための時間は、第3領域や第4領域からしかとれない。

なぜなら緊急かつ重要な第1領域の活動を無視することができないからである。

また、第2領域の活動を行うためには、主体的でなければならない。

なぜなら第一領域や第3領域の事柄は、向こうから働きかけてくるが、第2領域は、自ら進んで働きかけなければならないからだ。

7つの習慣 第三の習慣 ●重要事項を優先する

第2領域を増やすには第4、第3領域の時間を減らすしかありません。

時間を創って第2領域にあてましょう。

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