はじめに
あなたのやりたいこと、やるべきことに関するプロジェクト。
放っておくとどんどん記憶から消えていき、荒れていきます。
そのため、定期的にレビューし、耕してあげる必要があります。
ただ、しばらく見ていなかったプロジェクトなど記憶を取り戻すのが大変だったり、面倒になってしまいます。
その点、タスク管理アプリTodoistはシンプルで美しいデザインと使い勝手、多くのプロジェクトやタスクも階層的に見やすく管理できる点で、レビューに適しています。
Todoistでプロジェクトやタスクを週次でレビューする３つのステップを紹介します。
- インボックスを整理
- タスクを整理
- プロジェクト・セクションを整理
プロジェクトレビューの３つのステップ
インボックスを整理
最初は、タスクの入り口である「インボックス」からはじめましょう。
インボックスのタスクは全て処理するか、プロジェクトに振り分け、空にします。
インボックスに未整理のタスクを入ったままにしておくと、先延ばしグセ、先送りグセがつきます。
ごちゃごちゃは伝搬するため、インボックスはできるだけ毎日ゼロにするのが望ましいです。
タスクを整理
プロジェクトを上から順に一つひとつ見ていきます。
プロジェクトの中にタスクが複数含まれますが、以下のように完了や削除、更新、追加を行います。
- 完了しているものは完了
- 不要なものは削除
- 状況の情報を更新
- タスクを追加
- 先延ばしタスクの対処
タスクを整理していると、追加のタスクやアイデアを思いついたりします。
これを逃さず、プロジェクトにタスクと追加したり、アイデアをノートに書きましょう。
この中で特に重要なステップが先延ばしされて手がついていないタスクへの対処。
先延ばしの原因によって対策が異なりますので詳しくはこちらの記事をご覧ください。
タスクを見直す、タスクを分割する、締切を設定・宣言するという３つの対策が有効です。
- どこから手をつけていいか分からず手が出ない
- タスクが難しい、面倒
- 締め切りがまだ先
プロジェクト、セクションを整理
Todoistはプロジェクト内の整理として、セクションやサブタスクの機能を持っています。
セクションで区切ることでタスクをカテゴリやステータスで分けて整理できます。
また、サブタスクを用いることで、階層的に管理、整理できます。
プロジェクトがごちゃごちゃ見づらいと、タスクを実行するときも見づらいですし、レビューも面倒です。
セクションやサブタスクの機能を活用して整理しましょう。
さらに、プロジェクトレベルの整理も有効です。
Todoistはプロジェクトの下に階層的にサブプロジェクトを配置できます。
見やすく、使いやすくするため、プロジェクトの順番を変えたり、階層構造を見直しましょう。
Todoistでは、プロジェクトの丸アイコンのカラーも選ぶことができます。これも同じ系統のプロジェクトを同系色に設定するなど整理するとより見やすくなります。
まとめ
Todoistでプロジェクトやタスクを週次でレビューする３つのステップを紹介しました。
- インボックスを整理
- タスクを整理
- プロジェクト・セクションを整理
レビューの期間が長くなると、面倒になりますし、時間もかかって大変です。
週次でやるようにスケジュールすると良いでしょう。
レビューするときに注意が必要なのは、プロジェクトやタスクの整理に時間をかけすぎないこと。
タスクに優先度をつけたり、期日を設定したりしてもそのタスク自身は１ミリも進捗していません。
タスク自体に取り掛かり、片付けていきましょう。
