先延ばししているメールありますか?すぐに取りかかる2つの方法。

メールの先延ばし問題

メールはためると大変。増殖して手に負えなくなります。

メールはためずにどんどん処理して、メール受信ボックスはクリアにしておくのが基本です。

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メールの中のタスクの種別に応じて仕分けしていくことで、とにかく手付かずのまま置いておくということをなくします。

  1. 情報の保存や整理を必要とするタスク
  2. プロジェクトとして実行するタスク
  3. イベントなど日付に関わるタスク
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ただ、複雑な案件の依頼や相談に関するメールは手強いです。

・複雑な内容を分かりやすく書かなければならない

・相手の状況や反応を踏まえて説得しなければならない

・内容や表現が適切かチェックしなくてはならない

このように面倒で時間がかかる作業であり、失敗のリスクへの恐れも生じます。

そのため、よく考えてからメールを書こう、まとまった時間があるときに書こうと、先延ばしされてしまいます。

複雑な案件のメールをすぐ処理する方法

では、どうするか?

一つはメールにこだわらず、電話や対面で相談する。

そもそも複雑な内容をわかりやすくするのは大変。

さらに相手の状況や反応を事前に考えるのも難題です。

それよりも、話しながら質問に答えたり、説明を補足したりする方がはるかに効率的です。

話しながらであれば内容や表現が適切かチェックする必要もありません。

チャットが使えるのであればチャットも会話的なコミュニケーションができるので良いでしょう。

一方、どうしてもメールでやりたい場合は、机から離れて場所を変えて書きましょう。

机に座っていろいろ考えてしまって手が進まず先延ばししているのであれば、その状態を続けても問題は解決されません。

それよりも場所やシチュエーションを変えてみる。

例えば外にいったん出てベンチに座って書いてみる、景色の良いカフェで書いてみる、海沿いのベンチで書いてみるなど。

場所を変えると気分も変わるため、なかなか手出しできなかったメールも手をつけることができます。

まとめ

複雑な案件の相談に関するメールをすぐに処理する方法として、電話や対面コミュニケーションに切り替える方法と、場所を変える方法を紹介しました。

ポイントは複雑な案件のメールは放っておかずに、小さな行動をすること。

先延ばししておいても状況は変わりません。

今すぐ行動して、先延ばしメールを撃退しましょう。

なおメール問題の根本解決としてはメールの数を減らすというのも有効です。

ビジネスチャットにより、メールを減らし、コミュニケーションコストを減らすことができます。

「ビジネスチャット時短革命 メールは時間泥棒 ― メールを48.6%減らす働き方」、オススメです。

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