先延ばしメールにすぐに取りかかる3つの方法

はじめに

メールはためると大変。増殖すると手に負えなくなります。

1日の終わりにはメール受信ボックスをクリアにすることを習慣にしています。

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メール中のタスクの種別で仕分けして、手付かずのまま放置することをなくすのが一つのコツ。

  1. 情報の保存や整理を必要とするタスク
  2. プロジェクトとして実行するタスク
  3. イベントなど日付に関わるタスク
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ただし、複雑な案件や相談メールは考えること、手間が多く、手が止まります。

  • 複雑な内容を分かりやすく書かなければならない
  • 相手の状況や反応を踏まえて説得しなければならない
  • 内容や表現が適切かチェックしなくてはならない

よく考えてからメールを書こう、まとまった時間があるときに書こうと、先延ばしされてしまいます。

先延ばしメールにすぐに取りかかる3つの方法を紹介します。

  1. メールでなく電話や対面で相談
  2. 場所を変えて書く
  3. 箇条書きで下書きする

先延ばしメールにすぐに取りかかる3つの方法

メールでなく電話や対面で相談

一つにはメールにこだわらず、電話や対面で相談する。

そもそも複雑な内容をわかりやすくするのは大変です。

さらに相手の状況や反応を事前に考えるのも難題。

それよりも、話しながら質問に答えたり、説明を補足したりする方がはるかに効率的です。

話しながらであれば内容や表現が適切かチェックする必要もありません。

チャットが使えるのであればチャットも会話的なコミュニケーションができるので良いでしょう。

場所を変えて書く

電話や対面での対応ができない場合、まず机から離れましょう。

机に座ったまま悩んでいても状況は変わりません。

例えば、空いている会議室に行って書く、外の空気を吸いながらスマホで下書きを書く、雰囲気のいいカフェで書くなど。

場所を変えると気分も変わり、メールに手をつけることができます。

箇条書きで下書きする

最初から完璧な文面を書こうとすると手が止まります。

それよりも箇条書きで書くべきことをまず洗い出してみましょう。

紙のノートに箇条書きしてみたり、スマホのメモに箇条書きしてみたり。

大枠ができると書くのが非常に楽になります。

まとめ

先延ばしメールにすぐに取りかかる3つの方法を紹介しました。

  1. メールでなく電話や対面で相談
  2. 場所を変えて書く
  3. 箇条書きで下書きする

ポイントは複雑な案件のメールは放っておかずに、小さな行動をすること。

先延ばししておいても状況は変わらず、メールを書かなくては、と気にするたびにじわじわとエネルギーが奪われていきます。

今すぐ行動して、先延ばしメールを撃退しましょう。

メール先延ばし問題の根本解決として、メールよりも気軽に書けるビジネスチャットを活用するのも一案。

チャットを使うことで不要な挨拶やインタラクションを減らし、メールの数も減らすことができます。

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