タスク管理アプリ「たすくま」で1日をデザインする3ステップ。マラソンのようにペース配分をして1日を走り切る。

はじめに

たすくまはタスクシュート方式のタスク管理のアプリですが、タイムマネジメントに有効なツールです。

‎Taskuma --TaskChute for iPhone
‎Taskuma(たすくま)は、iPhoneでタスクシュート式のタスク管理を行うためのアプリです。 メモや写真を添付して、ライフログアプリとしてもご利用いただけます。 特徴: - タスクシュート式のタスク管理(時間見積もり、セクション、終了時刻etc.) - リピートタスク機能によるタスクの自動生成 - 実行ログと各...

以下の記事でたすくまによる時間管理をおすすめする3つの理由を解説しました。

  • ①時間の使い方の記録がしやすい
  • ②時間を有効活用できる
  • ③時間を作ることができる
たすくまによる時間管理をおすすめする3つの理由(時間の記録、有効活用、時間を作る)
はじめにたすくまはタスクシュート法に基づくタスク管理アプリですが、強力な時間管理ツールです。たすくまを使ってタイムマネジメントを行うことのメリットは3つ。時間の使い方の記録がしやすい時間を有効活用で...

たすくまの素晴らしい機能の一つは1日をスマホで片手でデザインできるところ。

本記事では、たすくまを使った1日をデザインする3つのステップについて紹介します。

1日をデザインする3ステップ

たすくまは操作感が非常によく、どのタスクをどういう順番でやるかをサクサク並べ替えて1日の流れをデザインできます。

たすくまを使っていると毎日繰り返しているリピートタスクや前日から持ち越されたタスクで1日のタスク(行動)がすべて表示されます。

1日をデザインする方法は、以下の3ステップです。

  1. 今日やらないタスクを消すか日付を変更する
  2. 会議など時刻が決まっている予定のチェック
  3. 1日をシミュレーションしてタスクの順番や長さを調整

今日やらないタスクを消すか日付を変更する

最初のステップは、1日のタスクを絞り込むことです。

たすくまのメインタブには終了予定として、今日のタスクをすべて実行した場合の終了時間が常に表示されています。

この終了予定時間が寝る時間になりますが、これが寝たい時間よりも遅い場合は今日のタスクが多すぎるということになります。

以下の例の場合、終了予定が4:08ですのでまったく破綻しています。

今日やらないタスクについては削除するか実行する日に移動させます。

必ず終了予定時間が所望の時間になるまで調整しましょう。

今日の終了予定を22:29になるまでタスクを調整し、22:30に寝ることができるように計画できました。

会議など時刻が決まっている予定のチェック

次に、会議や移動など時刻が決まっている予定がありますが、その予定が赤字になっていないか(青字になっているか)を確認します。

たすくまのメインタブには各タスクの見積もり時間と開始シミュレーション時刻が表示されています。

開始シミュレーション時刻が予定時刻を超過している場合にはタスクの件名は赤字で表示されます。一方、開始シミュレーション時刻が予定時刻より前の場合には青字で表示されます。

以下の例では、会議が14:30〜であるのに対して、見積もり時間が2時間、開始シミュレーション時刻が14:38となっています。このため、会議は赤文字で表示されています。

この会議より前にあるタスクをやめるか移動させるか時間を短くすることで、開始シミュレーション時刻が14:30以前になるように調整します。

この作業をしないと予定どおりにタスクを実行していくと、時刻が決まっている予定に対応できないということになりますので、重要なステップです。

1日をシミュレーションして順番や長さを調整

第3ステップでは、朝からタスクを順番に眺めていって1日の流れを確認し、タスクの長さや順番がこれでよいかをチェックします。

例えば、あるセクション(時間帯)にタスクが集中しているようであれば、別のセクションに移動させます。

また、夕方以降にはできるだけタスクを減らしたほうが良いでしょう。

夜は1日の仕事でヘロヘロになっており、その時間帯にタスクを置いても実行できない可能性があるため。

重いタスクは午前中など早い時間にもっていきます。

昼のご飯食べた後もあまり頭がまわらないため、メール処理や電話などのタスクをもってくるとよいでしょう。

1日の状態やエネルギーのコントロールを意識し、マラソンと同様にペース配分を考えることが大事です。

まとめ

たすくまを使って1日をデザインする3つのステップを紹介しました。

  1. 今日やらないタスクを消すか日付を変更する
  2. 会議など時刻が決まっている予定のチェック
  3. 1日をシミュレーションしてタスクの順番や長さを調整

自分の能力を過信せず、現実的なスケジュールになるようにタスクを絞り込み、並び替えをします。

また、元気な朝、午前中に大事な考える仕事をもってくるように調整します。

たすくまを使って、達成感、満足感のある1日をデザインしましょう!

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