はじめに
時間がない、時間をもっと有効に使いたい、自由な時間が欲しい。
「たすくま」(Taskuma)はタスクシュート法に基づくタスク管理アプリですが、強力な時間管理ツールです。
iPhone, Apple Watchアプリが提供されています。
「たすくま」を使って時間管理（タイムマネジメント）を行う3つの理由を紹介します。
- 時間の使い方の記録がしやすい
- 時間を有効活用できる
- 時間を作ることができる
「たすくま」で時間管理する３つの理由
時間の使い方の記録がしやすい
行動の実行と記録
タイムマネジメントの基本は記録です。
現状を把握し、理想と比べたり、改善点を分析するためには、まず自分がどのように時間を使っているかを記録する必要があります。
「たすくま」はタスク管理のアプリですが、「記録からはじめるタスク管理」とうたっているように、記録機能に優れています。
アプリ画面には１日のタスクが時系列で並んでおり、上から順番にタスクを実行していけば自分が思い描いた理想の１日が実現できるという仕組みです。
このタスクを実行していく際にタスクを開始、終了する操作があるため、「いつその行動をやったのか、どれだけの時間かかったのか」、行動ログが自然と残る、という素晴らしいデザインです。
Apple Watchによる爆速の行動記録
毎日、行動を記録し続けることは決して簡単なことではありません。
忘れてしまったり、面倒で投げ出してしまうこともあるでしょう。
この問題を「たすくま」＋Apple Watchが救ってくれています。
手元でタスクを選んで実行。凄まじく速いです。
時間を有効活用できる
現実に合わせて行動を変えられる
「たすくま」のメイン画面のトップには常に「終了予定」が表示されています。
あるタスクに時間がかかったり、先延ばしをしていると終了予定の時間は午前２時、３時と遅くなっていき、１日が終わらなくなります。
できないものはできないと割り切り、次の日にタスクを移動させる。
あるいは、優先度が低いタスクはやめる、捨てる。
現実の時間制約に合わせてタスクを調整することで、結果的に優先度の高いタスクをその日にやることができ、時間を有効活用できます。
休日を充実した１日にする
朝からスマホで動画、SNSを見たり、ダラダラして休日を無駄にしてしまった経験ないでしょうか。
「たすくま」には毎日のルーティンとして、自分のやりたいこと、やるとよい習慣的なタスクが登録されています。
このルーティン通りに1日を過ごすことができれば、満足できる1日になるというタスクリストです。
あれこれと考える必要なく、順番に並ぶタスクのとおりに行動すれば、充実した１日を自然と作ることができます。
時間を作ることができる
優先度の低いことをやめて時間を作る
生産性を上げて効率化したとしても、やることが増えていたら時間的に破綻してしまいます。
やることを増やす前に、やることを減らして時間を作り出しましょう。
「たすくま」には、すべての行動がタスクリストとして表示されているため、何をやめるか、何を減らすのか見直しが簡単です。
使途不明時間をなくす
1日がやっと終わって忙しくしていた覚えはあっても、振り返ると「何をやっていたんだっけ？」と考えてしまうことはないでしょうか。
特に割り込みがいろいろと入ったり、場当たり的に行動していると使途不明時間が発生しがちです。
以下の4つのステップで「たすくま」を活用することで、使途不明時間をなくし、時間を増やすことができます。
- 行動をタスク化：何かをする前に必ず「たすくま」でタスクを開始し、行動を終えたらタスクを終了する
- 割り込みも記録：あるタスクの実行中に別のタスクを始めたらそのタスクも開始する
- 後からも記録：タスク開始をしていない行動があったら、遡って時間を指定してタスクを開始する
- 休憩、だらだらも必ず入力する
まとめ
「たすくま」を使って時間管理を行う3つの理由、メリットを紹介しました。
- 時間の使い方の記録がしやすい
- 時間を有効活用できる
- 時間を作ることができる
時間の使い方は習慣です。
時間の使い方の記録からはじめて、少しずつ時間の使い方を改善し、最終的には豊かな時間、自由な時間を作りましょう。
タイムマネジメントの目的、課題、手法についてこちらの記事もご覧ください。
時間管理についてさらに学びたい場合はこちらの書籍もおすすめです。
仕事に追われることなく、計画的にストレスフリーで実行するための方法を学べます。
タスク管理、時間管理に関して、クローズ・リストとオープン・リスト、TODOリストとWILL DOリスト、ファーストタスクなど役に立つテクニックが満載です。
例えば、クローズ・リストは、仕事は「ここまで！」と制限するラインが引かれたリストです。一度クローズしたら基本的にリストに新しい仕事の追加はできません。この区切りを持つことで、いつまでも仕事を夜まで続けてしまうということを防ぐことができます。
タスク管理アプリ「たすくま」や「TaskChute Cloud」を使うのであれば、タスクシュート時間術をまず押さえておきましょう。
基本的なルールは以下の5つ。
①「本日1日分の仕事」を１シートで管理する
②「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
③「１分間以上時間のかかること」は全て管理する
④全ての仕事の「見積もり時間」を出しておく
⑤「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間（または就寝時刻）をリアルタイムに把握する
他にも時間管理を極めたい方には割り込みの扱い方、タスクの時間の見積もりの仕方など参考になる部分が多いでしょう。
時間管理の本は数多くありますが本書には役に立つノウハウが多く解説されています。
中でも今日の一番大事なことを決める「ハイライト」は簡単に実践でき、効果も高い技法です。
最優先で実行することで達成の確率が高まりますし、１日終わったとき、満足感が得られます。やれなかったということよりも、やれたことに目を向け、コントロール感を持つことができます。
どんどん発生し、終わりのないタスクのストレスをなんとかしたい。もっとコントロール感を持ちたい。本書は、時間を有効に活用し、「心の安らぎ」と充実感を得るための考え方や方法を様々な切り口で解説してくれます。
働き方が大きく変わり、いかに時間内で効率的に大きな成果を出せるのかが問われています。
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