行動計画をブレイクダウンしていく「未来日記」
書く習慣の参考として、この本、「未来ノート」で道は開ける！を改めて手に取りました。
著者は、1989年3月20日から１ヶ月１冊のペースで「未来ノート」を書き、220冊まで書いているとのこと。
未来ノートとは、一言でいうと行動計画のノートです。
年間計画、今月やるべきこと、週の計画、そして今日のスケジュール、アクションアイテムと行動計画をブレイクダウンしていきます。
そして、やり終えたら（）でマークをつけます。
このノートを１日も休まず書き続けているということで、すごい「書く習慣」です。
未来ノートのモジュール構造
未来ノートの基本構造は以下のとおり。
- 行動計画ページ
- 今日のスケジュール（月曜日〜日曜日）
- 翌週以降のスケジュール
- 翌月以降のスケジュール
- Tアイテムページ
- 知識ページ
- 資料作成ページ
バレットジャーナルのモジュール構造と似ています。
行動計画ページはマンスリーログ、今日のスケジュールはデイリーログ、翌月以降のスケジュールはフューチャーログ、Tアイテムページや知識ページはコレクションに相当するものと思います。
それぞれのモジュールについても紹介します。
行動計画ページ
行動計画ページでは、１年の計画を毎月のプランに落とし込むとして、見開き６〜１０ページを使ってその月にやるべき行動をリストアップするというもの。
行動を大項目、中項目、小項目とブレイクダウンしていきます。
例えば目標売上（大項目）⇒セールス力（中項目）⇒営業スキルのアップ（小項目）とブレイクダウンします。
今日のスケジュール（月曜日〜日曜日）
見開き２ページの左側のスペースに１日のスケジュールを書きます。
これを２週間前！に書き込み、そこに３０分単位で内容を詳細に書きます。
目的とそのために必要なアクションアイテムを項目として書くというのが特徴です。
２週間前に書いて考えることで、スケジュールを効率的に調整できるしています。
また、目的やアクションアイテムを書いてシミュレーションをすることで、やるべきことに抜けがないか、皆の意見を集められているかなどをチェックできます。
翌週以降のスケジュール
翌週以降に行うアクションアイテムが出てきた場合はその日のページに書くのではなく、翌週の適切な日の適切な時間帯に書きこみます。
タイムブロッキングと同様です。
実行する日時が確定していない場合は、翌週以降のスケジュールにまとめて書きます。
翌月以降のスケジュール
翌月以降にやるものはこちらに書きます。
これを行うことで時間的ブランクのあるアクションも忘れられずにいますし、これを行動計画においてブレイクダウンすることで、情報量が増え、より質の高い行動ができます。
１冊のノート（＝その月のノート）を書き終えるときは、こちらの情報を翌月のノートに書き写すということをします。
バレットジャーナルでいうところのマイグレーションにあたります。
Tアイテムページ
Tアイテム(Thinking Item)とは、”自分で考えなければならない”項目のこと。
すぐには解決出来ない問題で考えて解決案を出さなければならないアイテムをTアイテムページに書き出します。
思い浮かんだアイデアをどんどん書きこんで実行していくというもの。
時間のあるとき、ベストは早朝の静かな時間帯に眺めながら、浮かんでくるアイデアをアクションアイテムに落とし込みます。
知識ページ
セミナー、人の話、新聞、書籍から得た知識を書き留めるページ。
ページをながめながら、これらの知識をいまの自分や会社で何に活かせるか❓を考えてアクションアイテムに落とし込みます。
資料作成ページ
説明資料、講演資料が必要な場合、未来ノートの最後の数ページを逆から利用して原稿を作成するというもの。
スライド作成しやすいように１ページを上下に２分割して書きます。
まとめ
未来ノートは、行動計画とアクションアイテムにこだわった構造のノート術です。
ここまでの量と質をいきなり書くのは多くの人にとってハードルが高いのですが、本書でも最初はまず限定された項目でも書くことを続けるよう継続を追求し、無理なく継続できるようになったら、次のステップが量の追求と言っています。
そしてその先が上級編として質の追求です。
特に参考になったのが「今日のスケジュール」のページにおける１日の予定のシミュレーションです。
左側のスペースに１日の予定を３０分単位で詳細に書き、シミュレーションするもの。
特に目的やアクションアイテムを書いてシミュレーションをすることで、やるべきことに抜けがないか、皆の意見を集められているかなどをチェックできます。
会議、面談、講演などのイベントにおいて流れをイメージしてシミュレーションすることで質と効率をあげられます。
また、今日のスケジュールを以下のように何度も見直して選択と集中を追求する。
１日の予定のシミュレーションから実践したいと思います。
”今週のスケジュール”の詳細は前の週の土曜日までに立てます。それを当該日の前日に再度「今日のスケジュール」として４つの観点から何度も見直します。
①その仕事を捨てられるか？（本当にやる必要があるのか？）
②その仕事は自分でやる必要があるか？（他の人でもできるのではないか？）
③その仕事にかける時間をもっと短く出来ないか？（そのためにはどんな準備をしたらよいか？）
④その仕事は他に並行して進められる類のものか？
「未来ノート」で道は開ける！
