はじめに
同じメールを一度読んでから、また後でもう一度読んで処理していたりしないでしょうか？
メールやチャットは、その場で返すか、あとで返すかで大きく面倒さと効率が変わります。
メッセージを処理するための原則は以下の３つ。
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１．二度見しない。後回しにせず、一撃で片付ける。
２．ちょこちょこ見ない。ある程度まとめて処理する。
３．朝、メール処理から始めない
１つ目の「二度見しない」の原則に関して、その場でレス・処理する習慣を紹介します。
その場でレス・処理する習慣
メッセージを２回見るのは時間とエネルギーの無駄です。
スマホだろうがタブレットだろうがその場で返す、処理するのが基本です。
しっかり調べてから返信しよう。
よく考えてから返信しよう。
こんな考えにとらわれると、先延ばしする可能性が高まります。
一度、後まわしにするとそのメッセージの処理は次に見る機会にも先送りされやすくなります。
本当に調査や検討が必要なのかまず切り分けをしましょう。
調べたり、検討しても結論が変わるようなことがなさそうならそこで回答で完了。
調査、検討が必要ならタスクに入れて、まず一時回答をする。
一次回答して、その後、変更や更新があればあとで連絡する旨を伝えれば良いでしょう。
まとめ
メールやチャットについて、その場で会話のようにレスポンスする習慣を紹介しました。
会話であれば返答を何もせず後回しにするということはなく、何らかその場で返答します。
メールやチャットもそれと同じように扱います。
メッセージを読むなら、その場で会話のように即レスする習慣を身につけましょう。
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