先延ばし防止。GoogleカレンダーとTodoistの双方向同期を活用して、タイムブロッキングする3つのステップ。

はじめに

重たいタスクは先延ばしされがちです。

特に、体調やメンタル的にエネルギーが落ちているときはなおさら。

先延ばしを防ぐには、カレンダーにそのタスクを実行する時間を確保する「タイムブロッキング」が有効です。

例えば「タイムブロッキングを調べる」というタスクがあったとき、そのタスクを時間を見積もり、2/25の15:00から30分をカレンダーに予定として確保します。

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タイムブロッキングはGoogleカレンダーアプリだけでもできますが、タスクの締め切りや優先度、付加情報などの管理がしづらい課題があります。

そこで、Googleカレンダーと連携できるタスク管理アプリTodoistを活用します。

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GoogleカレンダーとTodoistを双方向同期で連携して、タイムブロッキングを行う方法を紹介します。

  1. TodoistのGoogleカレンダー連携の設定
  2. Googleカレンダーの週表示でタスク日時を調整
  3. 全てのタスクの日時を決める

Googleカレンダー+Todoistの連携

TodoistのGoogleカレンダー連携の設定

TodoistのWebアプリの設定メニューの「連携機能」へ進むとGoogleカレンダーの項目があります。

タスクをカレンダーに表示する際の長さを15分や30分というように設定できます。

予定時間のないタスクは「終日のイベントとして同期する」設定がおすすめです。

予定日が決まっていないタスクは「終日のイベント」として同期します。

基本的に全てのタスクについてやる時間が決まっているのが理想です。

Googleカレンダーの週表示でタスク日時を調整

Googleカレンダーと同期することで、日々の予定とタスクを同時に見ることができます。

予定の多さや空き時間を見ながら、タスクを実行する時間をスケジューリングすることができます。

このように予定を俯瞰して決めないと安易に明日やろうとか、2日後に先送りしておこうという場当たり的な計画になってしまいます。

TodoistはGoogleカレンダーと双方向の同期ができるため、Googleカレンダー上でタスクの日時を設定すれば、Todoist側に反映されます。

デフォルトのタスクの時間は上記の通り、30分になっていますが、時間をしっかり見積もって時間を確保(タイムブロッキング)しましょう。

全てのタスクの日時を決める

Todoistのタスクについて、全ていつやるのか、時間単位で決めるようにしましょう。

「終日」のタスクは、その日のどこにやるのか決まっていないため、当日にいつやるのか決めなくてはなりません。

当日、ばたばたしていると後回しになってしまう可能性があります。

終日のタスクも、その日の何時から何時までやるのかを決めるようにしましょう。

また、スケジューリングした後に新しいタスクが発生したら、同様にその場でタスクの日時を決めるようにするといいでしょう。

毎日、1日の終わりに、日時が決まっていないタスクが残らないように運用しましょう。

まとめ

GoogleカレンダーとTodoistを連携して、タイムブロッキングを行う3つのステップを紹介しました。

  1. TodoistのGoogleカレンダー連携の設定
  2. Googleカレンダーの週表示でタスク日時を調整
  3. 全てのタスクの日時を決める

あとはカレンダーに従って、とにかく各時間に割り当てたタスクに専念すればOKです。

会議や面談など他者との約束と同様の優先度で、例外なく、その時間にやると決めたタスクを実行しましょう。

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