Todoistでプロジェクトを目標、状況、課題、タスク、スケジュールで管理

プロジェクト、どのように管理していますか?

モノづくりや執筆、学習、運動など様々な自分のプロジェクトについて、どんな情報をまとめてレビューすると良いか。

私のプロジェクト管理の仕方を一例として紹介します。

プロジェクトのどんな情報を扱うか

以下の5つの情報に分けて、プロジェクトを管理しています。

  1. 目標
  2. 状況
  3. 課題
  4. タスク
  5. スケジュール

プロジェクトの目標

プロジェクトの目標は達成したいこと、なぜそれをやりたいか、目的などを書きます。

これを書いておくと、プロジェクトをレビューするたびに確認できるため、目標や目的、方向性や価値観がブレずにプロジェクトを進めることができます。

プロジェクトを始める最初は目的や目標は明確でも、時間が経つと徐々に忘れていきます。

目標を明記しておくことで、常にそれを意識することができます。

プロジェクトの状況

状況は、プロジェクトがいまどこまで行っているのか、何ができたのかなど進捗があります。

また、ヒト・モノ・カネなどプロジェクトのリソースの状態も把握したい状況でしょう。

他にも関係者への説明状況やそのフィードバックなども書いておくと、多面的にプロジェクトの状況を把握できます。

プロジェクトの課題

この課題がある意味重要な項目です。

今、何が問題か、何に対処しなくてはならないか、大きいものから小さいものまでを書きます。

プロジェクトのタスク

ここにはタスクをもれなく書きます。

タスクはいろいろなノートやメモに分散させず一元管理するのが基本です。

プロジェクトのスケジュール

プロジェクトのマイルストーンを書きます。

締め切りや、報告日、イベントなどの日程をまとめます。

どうツールを使ってプロジェクトを管理するか

こちらの記事で書いたようにTodoistはタスク単体やサブタスクを扱う機能も優れていますが、プロジェクトを扱う機能も充実しています。

Todoistでプロジェクトの進捗、課題を週次レビューする習慣
定期的なレビューをスケジュールにいれるモノづくりや執筆、学習、運動など様々な自分のプロジェクトを持っていると思いますが、レビューできていますか?プロジェクトの状態、課題、次のやること、今後のスケジュールなど把握でき...

プロジェクトの下に階層的にサブプロジェクトを配置できるため、多くのプロジェクトも把握しやすく管理できます。

またプロジェクトの中にセクションを作って、タスクをあるまとまりでグルーピングすることができます。

段取りやレビューがしやすいです。

セクションの機能について詳しくはこちらをご覧ください。

【タスク管理】たくさんのやることをシンプルに漏れなく管理。TodoistがTodoist Foundationとして大きくバージョンアップしてセクション、サブタスクに対応
はじめにやるべきこと、やりたいことは毎日発生し、増殖していきます。たくさんのタスクに圧倒されていないでしょうか?Todoistは多くの複雑なタスクをシンプルに管理可能してくれる素晴らしいツールです。...

このセクションの機能を使って、1.目標、2.状況、3.課題、4.タスク、5.スケジュールのセクションを作り、その中にそれぞれの情報をタスクとして入れています。

詳細情報は、タスクのコメントに入れたり、サブタスクにしたりとTodoistの機能を活用して見やすく整理できます。

あまりたくさんの情報をプロジェクトの画面に書き込むと全体が見えにくくなりますが、サブタスクを折りたたんだり、コメントに詳細情報を押し込むことで、その問題を回避することができます。

まとめ

プロジェクトを、1.目標、2.状況、3.課題、4.タスク、5.スケジュールの5つで管理する方法を紹介しました。

プロジェクトをよく整理して把握することができます。

またプロジェクト管理ツールとしてTodoistの活用法についても説明しました。

ツールは5つのプロジェクト管理の情報が扱えれば良いので、ツールの選択は自分の好きなもの、慣れているものなど、自由です。

ほかにEvernoteやOneNoteのようなノートアプリもいいですし、紙の手帳でももちろんできます。

バレットジャーナルのコレクションの一つにしても良いでしょう。

プロジェクトを管理して自分自身の目標を達成していきましょう❗️

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