はじめに
プロジェクトをどのように管理していますか？
仕事の企画、営業、開発、運用、お客様サポートなど仕事において様々なプロジェクトがあります。
プライベートのモノづくり、執筆、学習、運動もプロジェクト。
たくさんのプロジェクトの計画をし、状況を把握して課題を解決しながら、目標に向かって進めていくにはどのようにしたらよいか。
目標の日程や締め切りまでにやり遂げるには、どうプロジェクトを管理すれば良いのか。
プロジェクトに関しては以下のように様々な書籍で語られています。
本記事では、プロジェクトを以下の目標、状況、課題、タスク、スケジュールの５項目をタスク管理アプリTodoistで管理する方法を紹介します。
- 目標
- 状況
- 課題
- タスク
- スケジュール
プロジェクトを５項目でTodoistで管理する方法
Todoistはタスク単体やサブタスクを扱う機能も優れていますが、プロジェクトを扱う機能も充実しています。
プロジェクトの下に階層的にサブプロジェクトを配置できるため、多くのプロジェクトを抱えていたとしても整理しやすいでしょう。
プロジェクト内にセクションを作って、タスクをグルーピングすることができ、レビューも捗ります。
このセクションの機能を使って、以下の1.目標、2.状況、3.課題、4.タスク、5.スケジュールのセクションを作り、その中にそれぞれの情報を入力します。
目標
プロジェクトの目標は達成したいこと、なぜそれをやりたいか、目的などを書きます。
プロジェクトをレビューするたびにこの目標を確認できるため、目的、方向性や価値観がブレずにプロジェクトを進めることができます。
プロジェクトの開始時は目的や目標は明確でも、時間が経つと徐々に忘れていきます。
目標を明記しておくことで、常にそれを意識することができます。
状況
進捗状況をこのセクションにまとめます。
例えば、チームの体制、開発進捗、予算状況など、ヒト・モノ・カネのような状態をリストアップします。
他にも関係者への説明状況やそのフィードバックなども記録しておくと、自分の記憶に頼らずに抜け漏れを防ぐことができます。
詳細な時系列の情報は、Todoistのコメントに入れると、日時も記録されるため便利です。
課題
プロジェクトを進めていくと次から次へと課題が発生してきます。
今、何が問題か、何に対処しなくてはならないか、大きいものから小さいものまでこのセクションに載せましょう。
小さなタスクはより大きなタスクのサブタスクに整理します。
各課題には、優先度と期日を設定します。
緊急度が高い課題は明確な実行日を指定し、重要課題には高い優先度を与えて確実に実行できるようにします。
TodoistはApple Watchからもアクセスでき、手元で通知を受け取ることもできるため、見逃すことはないでしょう。
タスク
タスクのセクションには、やるべきタスクを記述します。
タスクはいろいろなノートやメモに分散させず、一元管理するのが基本です。
Todoistを開いて「今日」(today)のビューにあるタスクを完了させればOKという環境を作りましょう。
自分で状況を把握し、手綱を握っているというコントロール感を持つことができます。
Todoistにはカンバンのようなボードビューの機能もあるため、今後やるタスク、進行中のタスク、完了タスクという状態を見える化することもできます。
スケジュール
スケジュールのセクションには、プロジェクトのマイルストーンを書きます。
締め切りや、報告日、会議、リリースイベントなどの日程をまとめます。
プロジェクトにより最適なレビュー間隔は異なりますが、3日ごとや１週間ごと、２週間ごとなどふりかえりのタスクを入れてマイルストーンに対するプロジェクトの進捗をレビューしましょう。
まとめ
プロジェクトを、1.目標、2.状況、3.課題、4.タスク、5.スケジュールの5つの項目でTodoistを使って管理する方法を紹介しました。
利用するツールは5つのプロジェクト管理の情報が扱えれば良いため、Ticktickや、Evernoteなど他の自分の好きなツールをもちろん使うことが可能です。
デジタルツールをプロジェクト管理に活用し、目標を達成していきましょう。
