Todoistでプロジェクトを目標、状況、課題、タスク、スケジュールの5項目で管理する方法

はじめに

プロジェクトをどのように管理していますか?

仕事の企画、営業、開発、運用、お客様サポートなど仕事において様々なプロジェクトがあります。

プライベートのモノづくり、執筆、学習、運動もプロジェクト。

たくさんのプロジェクトの計画をし、状況を把握して課題を解決しながら、目標に向かって進めていくにはどのようにしたらよいか。

目標の日程や締め切りまでにやり遂げるには、どうプロジェクトを管理すれば良いのか。

プロジェクトに関しては以下のように様々な書籍で語られています。

  

本記事では、プロジェクトを以下の目標、状況、課題、タスク、スケジュールの5項目をタスク管理アプリTodoistで管理する方法を紹介します。

  1. 目標
  2. 状況
  3. 課題
  4. タスク
  5. スケジュール

プロジェクトを5項目でTodoistで管理する方法

Todoistはタスク単体やサブタスクを扱う機能も優れていますが、プロジェクトを扱う機能も充実しています。

プロジェクトの下に階層的にサブプロジェクトを配置できるため、多くのプロジェクトを抱えていたとしても整理しやすいでしょう。

プロジェクト内にセクションを作って、タスクをグルーピングすることができ、レビューも捗ります。

【タスク管理】たくさんのやることをシンプルに漏れなく管理。TodoistがTodoist Foundationとして大きくバージョンアップしてセクション、サブタスクに対応
はじめにやるべきこと、やりたいことは毎日発生し、増殖していきます。たくさんのタスクに圧倒されていないでしょうか?Todoistは多くの複雑なタスクをシンプルに管理可能してくれる素晴らしいツールです。...

このセクションの機能を使って、以下の1.目標、2.状況、3.課題、4.タスク、5.スケジュールのセクションを作り、その中にそれぞれの情報を入力します。

目標

プロジェクトの目標は達成したいこと、なぜそれをやりたいか、目的などを書きます。

プロジェクトをレビューするたびにこの目標を確認できるため、目的、方向性や価値観がブレずにプロジェクトを進めることができます。

プロジェクトの開始時は目的や目標は明確でも、時間が経つと徐々に忘れていきます。

目標を明記しておくことで、常にそれを意識することができます。

状況

進捗状況をこのセクションにまとめます。

Todoistでプロジェクトの進捗、課題を週次レビューする習慣
定期的なレビューをスケジュールにいれるモノづくりや執筆、学習、運動など様々な自分のプロジェクトを持っていると思いますが、レビューできていますか?プロジェクトの状態、課題、次のやること、今後のスケジュールなど把握でき...

例えば、チームの体制、開発進捗、予算状況など、ヒト・モノ・カネのような状態をリストアップします。

他にも関係者への説明状況やそのフィードバックなども記録しておくと、自分の記憶に頼らずに抜け漏れを防ぐことができます。

詳細な時系列の情報は、Todoistのコメントに入れると、日時も記録されるため便利です。

課題

プロジェクトを進めていくと次から次へと課題が発生してきます。

今、何が問題か、何に対処しなくてはならないか、大きいものから小さいものまでこのセクションに載せましょう。

小さなタスクはより大きなタスクのサブタスクに整理します。

各課題には、優先度と期日を設定します。

緊急度が高い課題は明確な実行日を指定し、重要課題には高い優先度を与えて確実に実行できるようにします。

TodoistはApple Watchからもアクセスでき、手元で通知を受け取ることもできるため、見逃すことはないでしょう。

Apple Watchでのタスク管理にTodoistを選ぶ3つの理由
‎「Todoist: ToDoリスト・タスク管理・リマインダー」をApp Storeではじめにタスク管理は以前からTodoistを活用しており、バレットジャーナルと併用しています。今は習慣のタスクもTodo...

タスク

タスクのセクションには、やるべきタスクを記述します。

タスクはいろいろなノートやメモに分散させず、一元管理するのが基本です。

Todoistを開いて「今日」(today)のビューにあるタスクを完了させればOKという環境を作りましょう。

自分で状況を把握し、手綱を握っているというコントロール感を持つことができます。

Todoistにはカンバンのようなボードビューの機能もあるため、今後やるタスク、進行中のタスク、完了タスクという状態を見える化することもできます。

Todoistが「カンバン」ビューに対応。ボード機能を活用する3つの理由。
はじめにタスク管理アプリTodoistの「ボード機能」がリリースされました。Trelloのようないわゆる「カンバン」ビューです。Todoistのボード機能を使うべき3つの理由を紹介します。タ...

スケジュール

スケジュールのセクションには、プロジェクトのマイルストーンを書きます。

締め切りや、報告日、会議、リリースイベントなどの日程をまとめます。

プロジェクトにより最適なレビュー間隔は異なりますが、3日ごとや1週間ごと、2週間ごとなどふりかえりのタスクを入れてマイルストーンに対するプロジェクトの進捗をレビューしましょう。

Todoistでプロジェクト・タスクを週次レビューする3つのステップ
はじめにあなたのやりたいこと、やるべきことに関するプロジェクト。放っておくとどんどん記憶から消えていき、荒れていきます。そのため、定期的にレビューし、耕してあげる必要があります。ただ、しばらく見てい...

まとめ

プロジェクトを、1.目標、2.状況、3.課題、4.タスク、5.スケジュールの5つの項目でTodoistを使って管理する方法を紹介しました。

利用するツールは5つのプロジェクト管理の情報が扱えれば良いため、Ticktickや、Evernoteなど他の自分の好きなツールをもちろん使うことが可能です。

GTDベースのタスク管理アプリ TickTickレビュー。Todoistと比較!
はじめにタスク管理アプリは、Any.do、OmniFocusを経て今はTodoistをメインで有料プランで使い続けています。これらはすべてGTD(Get Things Done)をベースにしたタスク管理アプ...
Evernoteでタスク管理。新機能「タスク」の3つのポイント
はじめにEvernoteのホーム画面に続き、大型の新機能です。現在早期アクセスを開始しているところですが、タスクを管理する機能が統合されました。Evernoteの新機能「タスク」の3つの...

デジタルツールをプロジェクト管理に活用し、目標を達成していきましょう。

  

デジタルツールメルマガ
毎日、目の前の仕事でなんとなく1日が過ぎてしまう。疲労感、消耗感、先延ばし感でなく、もっと充実感、達成感、成長感を味わいたい。そんなビジネスパーソンに向けて、本メルマガはごきげんな1日をデザインするのに役立つデジタルツールを紹介します。日記や手帳、時間管理、習慣化、生産性向上、生活改善等のアプリやiPhone,iPad活用法について、あなたのライフスタイルに合わせた活用法をお届けします。
この記事が気に入ったら
いいね!しよう
最新情報をお届けします。
時間管理・タスク管理
スポンサーリンク
関連記事
「行動デザインラボ」をフォローする
行動デザインラボ
タイトルとURLをコピーしました