はじめに
やるべきこと、やりたいことがたくさんあって、混乱状態ではないでしょうか？
役割やプロジェクトが増えるとタスクが混乱状態に陥ります。
— 行動コーチ ケン@行動デザインラボ (@kodo_management) February 13, 2020
1️⃣優先度: 何を早くやらないといけないのか分からない
2️⃣締め切り: いつまでにどこまでやらなければいけないのか分からない。
3️⃣状態: どこまでできているのか進捗状態が分からない。
こんな時は全てのタスクを書いてみて見える化😎
役割が増えたり、プロジェクトがいろいろと増えると簡単に混乱状態に陥ります。
・優先度: 何を早くやらないといけないのか分からない。
・締め切り: いつまでにどこまでやらなければいけないのか分からない。
・状態: プロジェクトやタスクがどこまでできているのか進捗状態が分からない。
このような状態でいると、タスクがなかなか進まず、さらにタスクが積み上がっていき状況は悪化していきます。
こんな時は全てのタスクを書き出し、見える化するとともに、整理しましょう。
タスク管理ツールは数多くありますが、タスクやプロジェクトを階層的に管理できるTodoistを使っています。
こちらの記事ではTodoistの３つの特長として、一覧性、操作性、各種デバイス対応について紹介しています。
このTodoistを使って混乱状態から抜け出すタスク整理法を紹介します。
Todoistによるタスクの階層整理法
本タスク整理法は、以下の３つのステップで実行します。
- 頭の中のタスクを書き出す
- タスクをプロジェクトやサブタスクなどで階層的に整理する
- 実行する日を設定する
頭の中のタスクを書き出す
まず気になること、やらなければならないこと、やりたいことをとにかく頭から出します。
それらをTodoistに片っ端からタスクとして登録していきます。
取捨選択のステップは後回しにして、小さいタスクも、優先度の低そうなものもとにかくまずは洗い出して登録しましょう。
タスクをプロジェクトやサブタスクなどで階層的に整理する
次にタスクを関連するものでグループ分けして整理します。
タスクをまずプロジェクトごとに分けます。
そしてタスクに依存関係がある場合には、タスクの下のサブタスクとして登録します。
プロジェクトもたくさんあるようで有れば、カテゴリ的な親プロジェクトを作成して、その下の子どもとしてプロジェクトを並べて配置することができます。
Todoistは、このようなプロジェクトやタスクを階層的に管理できるところが特長です。
階層を自由に折り畳んだり、展開することができ、アウトライナーのように使えます。
これによりたくさんのプロジェクトやタスクがあっても把握しやすいです。
実行する日を設定する
最後に、各タスクについて実行する日を設定していきます。
あとでいいものは、次の週に回したり、週末に回すなど特定の日にタスクが固まらないようにできるといいでしょう。
今日、明日にたくさんのタスクがあっても一気にたくさんのタスクをこなすことはできません。
待てるタスクは適度に後に回しましょう。
このタスクをいつやるかを考えるステップにおいて、タスクの取捨選択をします。
このタスクはやらなくても良いなという優先度の低いもの、ずっとやらないなという感覚があるものは消してしまいましょう。
不要なタスクがタスク管理ツールに入っていると邪魔なノイズになり、整理しにくくなります。
まとめ
混乱状態から抜け出すTodoistによるタスクの階層整理法として、
1️⃣頭の中のタスクを書き出す
2️⃣タスクをプロジェクトやサブタスクなどで階層的に整理する
3️⃣実行する日を設定する
の３つのステップを紹介しました。
Todoistの階層的なプロジェクト管理、タスク管理機能により、自分のプロジェクトやタスクがたくさんあってもアウトラインで全体を把握することができます。
実行する日を設定することで、締め切りの近いタスクをチェックしたり、締切を守ったり、プロジェクト単位で複数のタスクを見たりするにはTodoistが本当に適しています。
今日やること、今後一週間など、ここさえ見ておけば大丈夫という安心感があります。
Todoistを使ってタスクを整理してスッキリしましょう。
