メールの管理はフォルダで分けているという方も多いと思いますが、Gmailにはフォルダという概念はなく、カテゴリやラベルの機能で整理することができます。
例えばプロジェクトごとにフォルダ分けをする代わりに、そのプロジェクトのラベルをつけることができます。
フォルダで分ける場合、メールを複製しない限り、あるメールは複数のフォルダに入れることはできません。
一方、ラベルは１つのメールに複数つけることができるため、フォルダよりも柔軟です。
メールにラベルを付ける
受信トレイのメールや作成中のメールにラベルをつけたり、見ているメールにラベルをつけたり、はずすことができます。
フィルタルール（自動振り分け）を作成する
また、フィルタルールを作成して、受信メールにラベルをつけることもできます。
フィルタでつけることができます。
設定アイコンから「フィルタとブロック中のアドレス」で設定ができ、受信メールのToやFrom、含まれる文字列などのフィルタ条件と、ラベルをつけたり、カテゴリ分けするなどのルールを設定できます。
メーリングリストなどのメールはフォーラムというカテゴリに分類されてよいのですが、プロジェクトごとに履歴を確認したいことなどがあります。
ラベルを付けて管理しましょう。
ラベルの色を統一する、階層化する
ラベルには色を選ぶことができます。
あるプロジェクトのラベルの場合、色をツールで統一するとわかりやすいです。
例えば、GmailとTodoistにおいて、同じプロジェクトでは色を合わせています。
あるいはラベルがたくさんある場合は、似たものを同系色にするとわかりやすいと思います。
さらに、階層化もできます。
例えば、「プロジェクトA」というラベルの下に、「参考資料」というラベルを配置することができます。
まとめ
Gmailのラベル機能、非常に強力です。
あとで見返すことがあるメールにはつけておくと、あとから見るときに非常に楽です。
フィルタルールを作成すると、自動でラベルを付けられるため、投資効果の高い、やっておくべき処理と思います。
ただラベルの作り過ぎには注意。管理が煩雑になります。
不要なラベルは適宜、削除するようにしましょう。
