【メール習慣】たくさんのGmailメールをラベルで自動で整理する

メールの管理はフォルダで分けているという方も多いと思いますが、Gmailにはフォルダという概念はなく、カテゴリやラベルの機能で整理することができます。

例えばプロジェクトごとにフォルダ分けをする代わりに、そのプロジェクトのラベルをつけることができます。

フォルダで分ける場合、メールを複製しない限り、あるメールは複数のフォルダに入れることはできません。

一方、ラベルは1つのメールに複数つけることができるため、フォルダよりも柔軟です。

メールにラベルを付ける

受信トレイのメールや作成中のメールにラベルをつけたり、見ているメールにラベルをつけたり、はずすことができます。

ラベルを作成して Gmail を整理する - パソコン - Gmail ヘルプ
メールの保存先となるラベルを作成できます。メールにはいくつでもラベルを追加できます。 注: ラベルはフォルダとは異なります。メールを削除

フィルタルール(自動振り分け)を作成する

また、フィルタルールを作成して、受信メールにラベルをつけることもできます。

メールのフィルタルールの作成 - Gmail ヘルプ
Gmail のフィルタを使用して受信メールを管理できます。メールのアーカイブ、削除、自動転送を行ったり、ラベルやスターを付けたりできます。

フィルタでつけることができます。

設定アイコンから「フィルタとブロック中のアドレス」で設定ができ、受信メールのToやFrom、含まれる文字列などのフィルタ条件と、ラベルをつけたり、カテゴリ分けするなどのルールを設定できます。

メーリングリストなどのメールはフォーラムというカテゴリに分類されてよいのですが、プロジェクトごとに履歴を確認したいことなどがあります。

ラベルを付けて管理しましょう。

ラベルの色を統一する、階層化する

ラベルには色を選ぶことができます。

あるプロジェクトのラベルの場合、色をツールで統一するとわかりやすいです。

例えば、GmailとTodoistにおいて、同じプロジェクトでは色を合わせています。

あるいはラベルがたくさんある場合は、似たものを同系色にするとわかりやすいと思います。

さらに、階層化もできます。

例えば、「プロジェクトA」というラベルの下に、「参考資料」というラベルを配置することができます。

まとめ

Gmailのラベル機能、非常に強力です。

あとで見返すことがあるメールにはつけておくと、あとから見るときに非常に楽です。

フィルタルールを作成すると、自動でラベルを付けられるため、投資効果の高い、やっておくべき処理と思います。

ただラベルの作り過ぎには注意。管理が煩雑になります。

不要なラベルは適宜、削除するようにしましょう。

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