年末におすすめ、タスク管理システムの大掃除の方法 〜Todoistからasana へ移行〜

はじめに

タスク管理ツールには毎日発生する新しいタスクが入ってきます。

完了したタスクはアーカイブされたり、消去されて消えますが、中には触られないまま残り続けるタスクもあるでしょう。

日々メンテナンスしていても、時間の経過とともに、徐々にごちゃごちゃになっていきます。

このタスク管理ツールの中の掃除は実は結構うまくいきません。

幾らきれいに掃除しようとタスクを吟味して、要不要を判断したり、整理しようとしてもなかなかスパッときれいにできません。

そこでおすすめしたいのがタスクを別のタスク管理システムに移行させる大掃除の方法です。

タスク管理システムの移行による大掃除

今回はTodoistからasanaへタスクをいったん移行させました。

基本機能 – Todoist Help
Todoist のパワフルな基本機能を知ることができます。

asanaはリスト形式もボード(カンバン)形式も扱えるため、使ってみたいツールとして気になっていました。

asanaのボード形式
チームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理 · Asana
Asana を使えば、いつ、どこにいても仕事ができます。Asana を活用して、各地のリモートチームや組織全体の、目標やプロジェクト、タスクへの集中力を維持しましょう。

Todoistのタスクを上から、asanaへ移動させていきます。

この時、以下の3ステップを実行します。

1. そのタスクは本当に必要か見極める。

必要ないのであれば削除。

2. その必要なタスクは、3分で片付けられるか見積もり。

3分でできるのであればその場でやる。

3. そのタスクを別のタスク管理システムに移動させる。

タスク名はより実行しやすい、分かりやすい名前にする。

このステップを全てのタスクに対して実行します。

Todoistが完全に空っぽになった瞬間は、かなりの爽快感が味わえます。

なかなかタスク管理ツールが空っぽになることはなかなかないと思いますが、スッキリした空間はやはりいいです。

また、削除したり、その場で完了させることでタスク量はかなりスリム化されたと思います。

これで新年を身軽なタスク管理システムで迎えましょう。

まとめ

別のタスク管理ツールへタスクを移動させるタスク管理システムの大掃除の方法を紹介しました。

タスク管理システムは使い続けることで、散らかったり、ごちゃごちゃになりがちです。

ただタスク量にもよりますが、それなりに時間はかかりますのでまとまった時間が取れるところで、一気にやるといいでしょう。

一気にパッと判断して、バッと完了させてしまいましょう。

なお絞り込まれたタスクを元のタスク管理システムに戻してもいいですし、そのまましばらく別のツールを使ってみるのもよいと思います。

編集後記

asanaに移行することで、Trelloのようなカンバン形式でタスクを見えるようになりし、一部のプロジェクトは見やすくなりました。

しばらくasanaを使ってみたいと思います。

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