計画を立てないから余裕がない、振り返りをしないから時間がない。PDCA日記を習慣化。

計画と振り返り

毎日、予定、やることの計画立てていますか?

毎日、振り返りをしていますか?

目の前のことを片付けるので精一杯で、計画を立てる余裕がない、振り返りをする時間がない、という方も多いのではないでしょうか。

一方、こう考えることもできます。

  • 計画を立てないから余裕がない
  • 振り返りをしないから時間がない

計画を立てないから余裕がない

計画を立てて段取りを決めていないから、その場その場で次に何をやるべきかを考えなくてはならず余裕がない。

計画を立てて想定される問題や対策を考えていないから、その場で困った状況になり余裕がない。

計画を立てた方が余裕ができるかもしれません。

振り返りをしないから時間がない

振り返りをして失敗から学んでいないから、同じような失敗をして時間を無駄にする。

振り返りをしてゴールやプロセスを改善しないから、時間が短縮されず相変わらず時間がない。

振り返りをして、時間をより効率化した方が時間ができるのではないでしょうか。

PDCA日記の習慣

そこで毎日、PDCAを回すPDCA日記です。

日記に以下の4つを箇条書きで書くだけのシンプルなメソッドです。

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Adjust

メモ帳、手帳もいいですし、DayOneなどの日記アプリやEvernoteやNoteShelfのようなノートアプリなどのデジタルツールもいいでしょう。

DayOneのテンプレート機能でPDCA日記のテンプレートを作成しました。

PDCA日記テンプレート

Plan: 1日の計画を立てる

今日の予定、タスクを書きます。

前日の夜、あるいは当日の朝がいいでしょう。

1日の主要な予定やタスクをPlanの下に箇条書きで書き出します。

箇条書きの順番はそれをやる順番がいいでしょう。

そして予定やタスクをブレイクダウンして段取りを書きます。

例えば、○○打ち合わせという予定は、説明資料の用意、アジェンダの確認、想定QAの準備などの段取りにプレイクダウンできます。

段取りをブレイクダウンすることで、抜けているタスクに気づくことができます。

またその目的として得たい成果や望ましい状態も書くと良いでしょう。

打ち合わせの予定の場合、得たい成果・状態は決めたい事項や、合意を得たい状態になります。

その予定やタスクの目的を書いて明確化することで、目的やゴールのない打ち合わせやタスクを避けることができます。

目的が曖昧なタスクはやめても問題のないタスクかもしれません。

Do: 実行

予定やタスクをPlanでブレイクダウンした段取りに沿って実行していきます。

段取りを考えた状態で実行するのと、段取りを考えずにやるのとで、効率ややり易さが違うのではないかと思います。

Doの欄には、実行したことのログを書いていきます。

やったことの情報を残しておくと、やったことやらないことが明確になり、後であれはやったかな、と確認したいときに役立ちます。

また、一日が終わったときに、忙しかったけど今日は何も進まなかった、何も出来なかったと落ち込むことがあるかもしれません。

しかしそれは記録が残っていないだけで、実際はいろいろとやったことがあるわけです。

実行ログがあるとそれが事実として見える化されます。

人はどんどん忘れていくため、実行ログを残しておくのはいい習慣だと思います。

さらにその時に考えた思考、感情のログも残しておくと、どう考えてそうしたのかということや、どう感じたのかという自分の思考・感情パターンにも気づくことができます。

Check: 振り返り

次は振り返りです。

振り返りは1日の終わりにやるといいでしょう。

今日のプランと実行ログを見て、問題点や課題について書いていきます。

もっとうまくやる、速くやる、効率的にやるなど改善点がいろいろあるのではないかと思います。

失敗したと思うものがあってもそれは終わったことであり、次にうまくやればいいだけのものです。

そもそも失敗ではなく、自分や周りの期待通りに行かなかっただけということもあります。

その期待とのギャップを今後どう埋めていくのかが課題になります。

振り返りをする上で、たくさんの感謝すること、学びに気づくことと思います。

それら感謝、学びもCheckの欄に書きましょう。

書いて言語化することで、感謝、学びも明確になり、記憶に刻まれます。

Adjust: 対策

問題、課題を書くと自然とその対策も浮かんで来るのではないでしょうか。

対策をタスクに落とし込み、明日、あるいはそれ以降に実行しましょう。

対策について、振り返りで上がった全ての問題、課題に対して書かなければならないと思うと大変です。

完璧主義にならず、そのまま棚上げしておく問題があっても構いません。

できるところから改善していけば、着実に前に進みます。

また、問題、課題に対する対策というやるべきことだけでなく、明日やりたいことも書きましょう。

明日が楽しみになります。

まとめ

目の前のことを片付けるので精一杯で、計画を立てる余裕がない、振り返りをする時間がない、というのはやるべきことに振り回されて、自分が受け身の状態です。

計画、振り返りをして、自分が主導していきたいですね。

計画、実行、振り返り、対策の4つの項目を書く、PDCA日記について紹介しました。

段取りする、実行ログをとる、見直して改善するというシンプルなもので、PDCAに馴染みがある方であればとっつきやすいと思います。

ただ日記の習慣や書く習慣がない方の場合はいきなりPDCAを全部書くというのは大変かもしれません。

その場合、まず、予定・タスクを書くところからはじめてはいかがでしょうか。

そこから徐々に段取りをブレイクダウンしていく、実行ログを残すというように進めていけば良いのではないかと思います。

編集後記

どうも最近調子がよくない、というときは必ずと言っていいほど、計画や振り返りが疎かになっています。

逆に計画や振り返りをしているといいリズムが生まれ、ポジティブなサイクルが進むと感じています。

計画と振り返りをとにかく書く習慣を続けたいと思います。

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