はじめに
Todoリストがいっぱいでごちゃごちゃになっていませんか？
あれもやるべき、これもやるべきというべき思考でいると、どんどん足し算でやることが増えていきます。
タスク管理アプリのTodoist, TickTick等、素晴らしいタスク管理アプリがありますが、ToDoリストは整理し続けることが重要です。
次々に発生するタスクが整理されずに積み上がっていくと、すぐに散らかります。
タスクが書いてあっても、メモ的に書かれていて行動可能な形にブレイクダウンされていないと、やはり実行しづらく使いにくいものになります。
また、タスクの内容や進捗、などの状態が変化したり、タスクの重要度や緊急度が上がったり、逆に不要になったりなど常に状況は変化します。
ToDoリストが最新の状態に維持されていないと、現実との齟齬ができてきます。
現実との齟齬があるとToDoリストを解釈するのにエネルギーが必要となるため、ToDoリストを見るのも嫌になります。
これが先延ばしや、さらなる散らかりにつながります。
ToDoリストをシンプル化する２つのステップを紹介します。
ステップ1 頭の中を全て見える化
ToDoのシンプル化のステップ１、最初にやることは、頭の中にあるやることを、全て見える化することです。
ToDoリストとして、手帳やノートなどの紙で管理している方もいれば、Webサービスやアプリなどデジタルで管理されている方もいると思います。
頭の中に入っているやることが全てそのToDoリストに入っていれば良いのですが、そうでなければまず頭の中を紙やアプリに書き出します。
ここではこれはやりたい、これはやらなくていいなどの仕分けや判断はせず、とにかく頭の中を全て書き出しましょう。
GTD（Get Things Done）メソッドの第1ステップ、Captureです。
ステップ2 仕分け
GTDではCaptureの後は、Clarifyのステップで全て出したタスクが必要なものであるかどうか見極めます。
- 行動が必要でないものは、捨てるか資料として保存。
- 行動が必要なものは２分以内にできるのであればすぐにやる、そうでなければ行動できるような形でToDoリストに入れる
ToDoのシンプル化のステップ２では、以下の3つの観点でToDoの絞り込みを行います。
- タスクでないものを仕分ける
- 時間軸で絞り込む
- 必要性と効果で絞り込む
タスクでないものを仕分ける
ToDo リストにはタスクでないものが入っていることがあります。
大きくはイベントとメモがあります。
イベントとは日時が決まっていてそのときに何かをやるという予定です。
イベントはカレンダーに入れます。
ToDoリストには入れません。
そのイベントに向けて準備することはタスクですが、予定自体はタスクではありません。
イベントはToDoリストから追い出します。
次にメモ。
覚えておきたいことをToDoリストに入れたくなりますが、これは行動すべきタスクではありません。
ノートやメモ帳に追い出します。
私の場合、メモはGoogle Keep、あるいはEvernoteに入れています。
時間軸で絞り込む
今の時間軸で絞り込みます。
そのタスクをリストに入れた時は今の自分にとって必要であったり、やりたいことだったが今の自分には必要ないということであればバッサリ捨てましょう。
いつかやりたいという、締め切りがないものをToDoリストや資料に入れても混乱や散らかりを増やすだけ。
今はやらなくていいものですので、ToDoリストに入れる必要はありません。
いつか行きたいお店やスポット、見たいビデオなどはToDoリストとは別に、グルメサービスや映画のサービスなど別で管理した方が良いと思います。
ToDoリストで管理するものが増えれば増えるほどメンテナンスが大変になり、破綻するリスクが上がります。
必要性と効果で絞り込む
必要性として、それをやることが本当に必要かという観点で絞り込みます。
やらなかったら何が起きるか、なにか困ったことが起きるのか。
特に困らないがやったほうがよいということはよくあります。
また、そのタスクをやることによる効果の大きさを考えます。
効果が大きいのであればやる、効果がないのであれば、やらない。
特に効果はないが、完璧主義思考、自己満足ということもあります。
まとめ
3つの観点でToDoの絞り込みを行いました。
ToDoリストがだいぶスッキリしました。
一旦、ToDoリストをシンプル化したら、今度はそのメンテナンスです。
その日にやるタスクをできなかった場合、次の日にずらす必要がありますが、できなかったというネガティヴ感情からそれを触りたくなくなります。
やると決めたことはちょっとでも進められると、そのような感情を避けられます。
スモールステップでよいので前に進めていきましょう。
