Googleカレンダー+Togglの時間管理の3つのメリットと課題

はじめに

時間管理のツールによって、時間の使い方を見る高度は異なります。

タスク管理アプリ「たすくま」は「虫の目」、Googleカレンダー+Togglを中心とした時間管理は「鳥の目」だと考えています。

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時間を見る高度について解説した後、Googleカレンダー+Togglによる時間管理の3つのメリットと課題を紹介します。

  1. 1週間を俯瞰してタスクを配置できる
  2. カレンダーを見る度、時間の使い方を振り返りできる
  3. 理想の1日に近づけられる

時間の使い方を見る高度

たすくまは虫の目

たすくまのビューは1日単位。

朝から夜までタスクが時間順で並んでいます。

たすくまの画面を見て意識するのは、今のタスクと次のタスク、そして本日の終了時刻の予測です。

終了時刻や次の予定の時刻までの残り時間を意識しながら、集中してタスクに取り掛かり、片付けていく使い方です。

たすくまで時間の使い方を計測、記録をする際には以下のような流れになります。

  1. たすくまを開く
  2. 次のタスクを開始(タイマーがスタート)
  3. 終わったら完了をタップ(タスク開始時間、終了時間が記録される)

たすくまの視点は「今」を中心とした狭い範囲をカバーする虫の目と言えるでしょう。

Googleカレンダーは鳥の目

Googleカレンダーには1日のビューもあれば、「1週間」、「4日間」、「月間」のビューもあります。

「1週間」、「4日間」のビューを見ると、1日の予定のつまり具合や1つ1つの予定やタスクの長さ、空き時間がビジュアルとして見えます。

前後の日の予定や実績もわかるため、準備や先取りをしたり、ふりかえりをすることもできます。

鳥の目のイメージです。

Googleカレンダーには時間の使い方を計測、記録する機能はありません。

そのため、Togglを利用します。

Toggleは無料の時間記録(タイムトラッキング)のツールで、PCでもAndroid, iPhoneでも動作します。

TogglにGoogleカレンダーと連携する機能はないため、Togglで計測した時間をGoogleカレンダーに手動で登録します。

Toggl: Simple & Beautiful Tools that Help Teams Work Better
We take the stress out of time tracking, project-planning, and hiring. Designed by and for teams that work from anywhere.

Googleカレンダー+togglでの時間の計測、記録は以下のような流れになります。

  1. カレンダーを開いて次のタスクを確認
  2. togglでタイマーをスタート
  3. 終わったらTogglで完了をタップし、開始・終了時間を記録
  4. カレンダーを修正

Googleカレンダー+Toggleの3つのメリット

1週間を俯瞰してタスクを配置できる

Googleカレンダーのスマホアプリやブラウザアプリで、1日や前後、週間の予定を頻繁に見るようになったことで、タスクの配置をより柔軟に考えられるようになります。

たすくまでやり残しのタスクがあった場合、次の日にそのまま先送りしていました。

カレンダーによる時間管理の場合、空き時間が見えているため、適切な場所に移動させ、時間を確保することができます。

カレンダーを見る度、自然と振り返りできる

1日の時間の使い方の振り返りにも便利です。

Googleカレンダーではタスクや予定の実績としての長さがビジュアルとして見えます。

そのため、起きた時間、休憩時間なども見える化できます。

ポイントは振り返りをしようと思わなくても、カレンダーを見るときに自然と実績が目に入るところです。

たすくまのログは基本的にはテキストベース。Googleカレンダーのほうが見やすいです。

なお、たすくまにも、タスクの実績をGoogleカレンダーへエキスポートする機能があるため、Googleカレンダーで振り返りすることも可能です。

理想の1日に近づけられる

一日、一週間を以下のような時間の使い方で色分けして見える化することで、例えば「最近はイエローの充電時間が足りない」といったように時間配分に気づくことができます。

  1. レッド: インプット、アウトプット、開発のような投資的時間
  2. イエロー: 元気が出る、楽しいなど自分のエネルギーを充電する時間
  3. ピンク: 家族、友人などとの交流の時間
  4. グリーン:食事、風呂、移動などの生活の時間
  5. ブルー: お仕事的時

理想の1日を意識してプランニングできるようになります。

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Googleカレンダー+Togglの課題

時間の測定・記録が面倒

Togglで開始、終了をタップする手間、Googleカレンダーに記録する手間があり、煩雑です。

そのため、Togglでの時間の測定、記録は本当に時間を測定したいタスクに限定するのがよいでしょう。

厳密に測定しなくとも、タスクの開始時にGoogleカレンダーの予定時刻を現在時刻に設定し、終了したときに終了時刻を記入してもよいでしょう。

タスクのやり残しが分かりづらい

カレンダーの中に配置したタスクが完了しているのか、未完了なのかが分かりづらい欠点もあります。

そのため、自分でタスクを完了させたら、色を変更したり、タイトルに”【レ】”をつけるなどの工夫をして、タスクの完了状態を管理する手間が生じます。

Googleカレンダーにはリマインダー機能もありますが、リマインドする日時を設定できるものの、タスクの実行時間や終了時間の概念がないため、時間管理の目的には不足です。

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まとめ

Googleカレンダー+Togglによる時間管理の3つのメリットと課題を紹介しました。

  1. 1週間を俯瞰してタスクを配置できる
  2. カレンダーを見る度、時間の使い方を振り返りできる
  3. 理想の1日に近づけられる

Googleカレンダーは、1週間の予定のつまり具合や、1つ1つの予定やタスクの長さ、空き時間を俯瞰して見ることができるところが利点です。

Toggleを活用してあなたの時間の使い方を記録、見える化し、改善していきましょう。

Googleカレンダー+Togglの活用法についてはこちらの記事もご覧ください。

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