俯瞰するタイムマネジメント。Googleカレンダーによるタスク配置、振り返り、バランスをとったプランニングの方法。

時間を見る高度

Googleカレンダー+togglでのタイムマネジメントをお試し中です。

Googleカレンダー+togglで行動プランニング、実行、記録・振り返り
Googleカレンダー+たすくま連携の課題これまで1週間、1日の行動のプランニングはGoogleカレンダーを利用し、行動の実行、記録、振り返りは「たすくま」を使用していました。たすくまはGoogleカレンダーのある...

たすくまを中心としたタイムマネジメントと、Googleカレンダーを中心としたタイムマネジメントの大きな違いは、時間を見る高度だと感じています。

たすくまは虫の目

たすくま(Taskuma)による行動実行の3つのメリット(促進・コントロール・意識)
はじめにたすくまによる行動記録法、ライフログ活用を何回かに分けて紹介してきました。次のステップは行動です。たすくまによる行動実行については、大きく以下の3つのメリットがあると考えています。行動の実行のハード...

たすくまの表示は1日のタスクが朝から夜まで並んでいるイメージです。

たすくまの画面を見て意識するのは、今のタスクと次のタスク、そして本日の終了時刻の見込みです。

終了時刻や次の予定の時刻までの残り時間を意識しながら、タスクに集中して取り掛かり、片付けていくのに適しています。

たすくまの視点は虫の目のイメージです。

Googleカレンダーは鳥の目

一方、Googleカレンダーの画面を見ていると1日の予定のつまり具合や1つ1つの予定やタスクの長さ、空き時間がビジュアルとして見えます。

また、週間表示や3日間、4日間の表示など前後の日の予定や実績もわかるため、準備や先取りをしたり、ふりかえりをすることもできます。

Googleカレンダーは鳥の目のイメージです。

行動の実行・記録と時間の視点

たすくまとGoogleカレンダーは目的が違うため、虫の目と鳥の目を使い分けできれば良いのですが、どうしてもその頻度は偏ります。

これまでは、タイムマネジメントのツールとしてたすくまをメインとしていたため、何か行動する際には、

  • たすくまを開いて次のタスクや予定を選択
  • 実行してタイマーをスタート
  • 終わったら完了をタップしその開始から終了時間と経過時間を記録

という流れでした。

カレンダーは予定を新たに入れるときや先の予定を確認するときに見る程度で、たすくまの画面を見る頻度と比べると多くはありませんでした。

これがカレンダーをメインとしたタイムマネジメントに変えたことで、

  • カレンダーを開いて次のタスクや予定を確認
  • togglでタイマーをスタート
  • 終わったらTogglで完了をタップし、その開始から終了時間と経過時間を記録
  • カレンダーの方を修正

という流れになりました。

行動の実行、記録の流れが変わったことで起きたメリットと課題について見ていきます。

Googleカレンダーによるタイムマネジメントのメリット3つ

タスクの配置のしやすさ

Googleカレンダーのスマホアプリやブラウザアプリで、1日や前後、週間の予定を頻繁に見るようになったことで、タスクの配置をより柔軟に考えられるようになりました。

たすくまでやり残しのタスクがあった場合、次の日にそのまま先送りしていましたが、カレンダーの場合、空き時間が見えているため、適切な場所に移動させ、時間を確保することができます。

時間が入らない場合は他のタスクと調整します。

振り返りのしやすさ

1日のタイムマネジメントに関する振り返りも楽になりました。

これまでは、たすくまのログを見て振り返りをしていましたが、タスクにかかった時間の実績や何もしていなかったときの時間などがテキストのリストとして見えます。

一方、Googleカレンダーであればビジュアルで実績としての、タスクや予定の長さが見え、起きた時間、休憩時間なども見える化されます。

ポイントは振り返りをしようと思わなくても、カレンダーを見るときに自然と実績の部分も目に入って振り返りがされる点です。

たすくまにはタスクの実績をGoogleカレンダーへエキスポートする機能もあるため、Googleカレンダーで振り返りすることもできるのですが、Googleカレンダーを見る頻度が少なく自然と振り返るということにはなっていなかったということです。

バランスをとったプランニングのしやすさ

一日、一週間が色分けされて見えることで、今日はイエローの充電時間が足りないなどバランスを意識してプランニングするようになりました。

  1. レッド: インプット、アウトプット、開発のような投資的時間
  2. イエロー: 元気が出る、楽しいなど自分のエネルギーを充電する時間
  3. ピンク: 家族、友人などとの交流の時間
  4. グリーン:食事、風呂、移動などの生活の時間
  5. ブルー: お仕事的時間

Googleカレンダーでのタイムマネジメントの課題

時間の測定、記録が面倒

togglで開始、終了をタップする手間、Googleカレンダーに記録する手間があり、煩雑になりました。

今はtogglでの時間の測定はごく一部のタスクに限定することにし、開始の時にGoogleカレンダーの開始時刻を修正、終了したとき、終了時刻を修正しています。

たすくまであればあらゆる行動の時間を比較的容易に測定できてよいのですが、ここは割り切ります。

タスクのやり残しが分かりづらい

カレンダーの中に置いたタスクをやって完了しているのか、やっていないのかをパッと見ることができません。

たすくまの場合、やったものはチェックが入っるため、何をやって何をやっていないのかが明確です。

Googleカレンダーはタスク管理ツールではないのでそのような機能はないのですが、Googleカレンダーと連携するタスク管理ソフトとしてGoogleタスクがあります。ただ現状、Webアプリのみ連携しており、スマホアプリの中でGoogleタスクを扱うことができないため、この方法は取れません。

対策としては、シンプルにカレンダーを見る際、時間を過ぎてしまった未完了のタスクを別の時間に移動させています。

他にもTodoistとGoogleカレンダーとを連携させる方法もありますが、これは今後、トライしていきます。

まとめ

Googleカレンダーによるタイムマネジメントの3つのメリットと、2つの課題について述べました。

タイムマネジメントの高度において、たすくまは虫の目、Googleカレンダーは鳥の目のツールだと考えています。

個々の行動に着目して細かくその行動にかかった時間を見たり、行動やタスクを実行する順番をきめ細かく変えられるたすくま。

Googleカレンダーは、より俯瞰して1日や1週間の予定のつまり具合や、1つ1つの予定やタスクの長さ、空き時間がビジュアルとして見えます。

タイムマネジメントの目的に応じて、Googleカレンダー、たすくまを使い分けすれば良いでしょう。

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