Googleカレンダーでタイムブロッキングを実践するときの課題と対策

はじめに

日々、忙しい中で、やりたいことを実行し、やるべきことを達成していくにはタスク管理が必要です。

行き当たりばったりでやっていては、やりたいこと、やるべきこと、いずれも中途半端になり、うまくいきません。

タスクを集中してやり遂げる方法の一つ「タイムブロッキング」は、Googleカレンダー等の予定表にやること、やるべきことの時間を確保するもの。

その時間が来たら、確実にそのタスクに取り掛かり、集中することで計画的にタスクを達成していくことができます。

最強の時間術。Googleカレンダーでタイムブロッキングを実践する3つのステップ。
タイムブロッキングは、タスクをToDoリストとしてではなく、実行する時間を決めて時間を確保し、その時間がきたら他人と約束している大事な予定と同じように実行するというもの。Googleカレンダーでタイムブロッキングして、やり...

ただし、タイムブロッキングは慣れない内は、心理的な抵抗や不安から難しく感じる方もいます。

タイムブロッキングの4つの課題とその対策を紹介します。

  1. タスクを実行する時間を決めたくない
  2. 見積もり時間が分からない
  3. プランニングする時間がもったいない
  4. 予定時間になってもやる気が出ない

タイムブロッキングの4つの課題と対策

タスクを実行する時間を決めたくない

タスクを実行する時間を決めるのは自分です。

それにも関わらず、自由が失われる感覚を持ったり、明日の状況が分からないのに時間を決めることを窮屈に感じるかもしれません。

一つの対策は、タイムブロッキングを「自分との約束」と考えることです。

会議や面会など人との約束のために時間を確保するのには慣れているでしょう。

同様に、タスクのための時間を予定に入れると考えます。

もう一つの対策としては、スケジュールはあくまで現在の予定であると気楽に考えること。

その通りに実行するのか、予定を変更するのかは「あなたの自由」です。

プランニングする時間がもったいない

一つ一つのタスクを実行する時間を決めるためのプランニングの時間がもったいない。

それよりもタスクに早く取り掛かった方が良いのでは。

そう考えるのであれば、実際にプランニングに要する時間を測ってみましょう。

1日のプランニングの時間は、タスクがよほど多くても10分もかからない程度で終わります。

タスクが少なければ5分もかかりません。

プランニングによってタスクの実行が進むのであれば、良い時間の投資です。

毎日のプランニングが負担であれば、1週間に一回、まとめてやる方法もあります。

金曜日の午後に次週のプランニングの時間を確保する。

土曜日の午前中に1週間の振り返りと一緒にやるのも良いでしょう。

  • タイムブロッキングした時間にそのタスクに取りかかれたか
  • 見積もり時間内にタスクを完了できたのか
  • どんなタスクがタイムブロッキングしづらいか

このような振り返りでタイムブロッキングを改善していきましょう。

見積もり時間が分からない

タスクの見積もり時間は正確に見積もる必要はありません。

そのタスクが15分かかるのか、30分か、1時間以上かかるのか、概算がわかれば十分です。

まず、概算の見積もり時間でタイムブロックしましょう。

大抵、作業時間の見積もりは過小になります。

見積もりの1.5倍の時間を確保しておくと良いでしょう。

20分と見積もったら30分を確保、1時間を確保したら1.5時間という具合です。

多めに時間を確保して、早く終われば達成感を味わうことができます。

見積もり時間に終わらなければ、次回のタスクの見積もり時間に反映しましょう。

予定時間になってもやる気が出ない

タイムブロックしている時間が来た時、気分的にどうしてもそのタスクに取り掛かることができないという時もあります。

特に重たいタスクは気持ちが乗らず、やる気が出ない傾向があります。

先延ばししがちなタスクには、気力が充実している朝の早い時間のタイムスロットを割り当てるのが良いでしょう。

夜に回すと意思力が残っておらず、大きなタスクに取り掛かるのは困難です。

まとめ

Googleカレンダーでタイムブロッキングを実践する際の4つの課題とその対策を紹介しました。

  1. タスクを実行する時間を決めたくない
  2. 見積もり時間が分からない
  3. プランニングする時間がもったいない
  4. 予定時間になってもやる気が出ない

やる時間が決まっていない迷子のタスクがいると、頭の片隅にそのタスクが居座ることになります。

タイムブロッキングに慣れると、全てのタスクについて、やる時間を決めておく方が楽に感じます。

タスク管理アプリを活用したタイムブロッキングの方法についての記事もご覧ください。

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