はじめに
1日に何回、メールチェックしていますか？
メールに自分の生活リズムを振り回されていないでしょうか。
メールが常に気になるとしても、頻繁にチェックするのは非効率です。
例えば１日のメールチェックを朝、昼、夕方の３回に制限することにチャレンジするのはいかがでしょうか。
１日３回のメールチェックを習慣化する３つの原則を紹介します。
- メール時間をタイムブロックする
- メール通知をオフにする
- マルチタスクでメールを処理しない
１日３回のメールチェックを習慣化する３つの原則
メール時間をタイムブロック
メールを読んで返信、保存する処理を行う時間をカレンダーに確保します。
つまり毎日の予定として、メールをチェックする時間を決める「タイムブロッキング」を行います。
あなたのメールの処理にかかる時間を見積もり、それを1日のスケジュールに落とし込みます。
例えば1日に１時間半かかっているとしたら、朝9:00-9:30、昼13:30-14:00、17:00-17:30の３回。
メールがもっと少ない人は1日に１時間でもよいでしょうし、多い人は1日に２時間以上かかっているかもしれません。
メール時間を確保したところで、その時間に終わるように集中して作業します。
まとまったメールを一気に集中して処理していくのが効率的で、全て片付けることで達成感を感じることもできます。
メールが多くあるのであれば急ぎのものから処理するとよいでしょう。
しばらく確保した時間でやってみて、時間が不足するようであれば増やしたり、時間帯を変えてみるなど調整しましょう。
1日３回メールチェックして、その日の終わりにはinbox（受信箱）を空にするのが理想です。
メール通知をオフにする
パソコンやスマホのメールの着信通知をオフにしましょう。
メールの着信通知で件名や送信者が表示されると、集中力が削がれますし、見たくなる誘惑にあらがうことは難しいでしょう。
メールは本来、受信者の都合でメールを見るタイミング、返信するタイミングを決められるコミュニケーション手段。
そのため通知がなくとも支障はないはずです。
送信者が早くみて欲しい、早く返事が欲しいという期待にはマッチしないコミュニケーション手段であり、そのような場合は電話やSMSなどの手段を選ぶのが適切です。
メールで至急の依頼などが来たら、電話やSMSで知らせてほしいと相手に伝えるとよいでしょう。
マルチタスクでメールを処理しない
作業の合間にちょっとメールを見たり、返信したくなりますが、シングルタスクが基本です。
メールを読んだり、返信や保存などのメール処理に時間はそれほどかからないものの、自分のモードの切り替えコストが問題です。
1日の仕事の中で、考える時間、資料を作る時間、打ち合わせをする時間、メールを処理する時間、それぞれで異なるモードの頭の使い方をしています。
マルチタスクで打ち合わせ中にメールを書いたりするとモードが混乱して効率が落ち、疲労もします。
頻繁にモードを切り替えるのは疲労の原因です。
ポモドーロテクニックを活用して、メール時間で確保した時間はメールだけに集中するのが効率的です。
まとめ
１日３回のメールチェックを習慣化する３つの原則を紹介しました。
- メール時間をタイムブロックする
- メール通知をオフにする
- マルチタスクでメールを処理しない
メールに振り回されずに、自分のリズムでメールと付き合いましょう。
なお、メールチェックを1日３回に制限するといろいろと課題が出てくるでしょう。
その課題と対策の考え方についての記事もご覧ください。
