1日3回のメールチェックを習慣化する3つの原則

はじめに

1日に何回、メールチェックしていますか?

メールに自分の生活リズムを振り回されていないでしょうか。

メールが常に気になるとしても、頻繁にチェックするのは非効率です。

例えば1日のメールチェックを朝、昼、夕方の3回に制限することにチャレンジするのはいかがでしょうか。

1日3回のメールチェックを習慣化する3つの原則を紹介します。

  1. メール時間をタイムブロックする
  2. メール通知をオフにする
  3. マルチタスクでメールを処理しない

1日3回のメールチェックを習慣化する3つの原則

メール時間をタイムブロック

メールを読んで返信、保存する処理を行う時間をカレンダーに確保します。

つまり毎日の予定として、メールをチェックする時間を決める「タイムブロッキング」を行います。

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あなたのメールの処理にかかる時間を見積もり、それを1日のスケジュールに落とし込みます。

例えば1日に1時間半かかっているとしたら、朝9:00-9:30、昼13:30-14:00、17:00-17:30の3回。

メールがもっと少ない人は1日に1時間でもよいでしょうし、多い人は1日に2時間以上かかっているかもしれません。

メール時間を確保したところで、その時間に終わるように集中して作業します。

まとまったメールを一気に集中して処理していくのが効率的で、全て片付けることで達成感を感じることもできます。

メールが多くあるのであれば急ぎのものから処理するとよいでしょう。

しばらく確保した時間でやってみて、時間が不足するようであれば増やしたり、時間帯を変えてみるなど調整しましょう。

1日3回メールチェックして、その日の終わりにはinbox(受信箱)を空にするのが理想です。

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メール通知をオフにする

パソコンやスマホのメールの着信通知をオフにしましょう。

メールの着信通知で件名や送信者が表示されると、集中力が削がれますし、見たくなる誘惑にあらがうことは難しいでしょう。

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メールは本来、受信者の都合でメールを見るタイミング、返信するタイミングを決められるコミュニケーション手段。

そのため通知がなくとも支障はないはずです。

送信者が早くみて欲しい、早く返事が欲しいという期待にはマッチしないコミュニケーション手段であり、そのような場合は電話やSMSなどの手段を選ぶのが適切です。

メールで至急の依頼などが来たら、電話やSMSで知らせてほしいと相手に伝えるとよいでしょう。

マルチタスクでメールを処理しない

作業の合間にちょっとメールを見たり、返信したくなりますが、シングルタスクが基本です。

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メールを読んだり、返信や保存などのメール処理に時間はそれほどかからないものの、自分のモードの切り替えコストが問題です。

1日の仕事の中で、考える時間、資料を作る時間、打ち合わせをする時間、メールを処理する時間、それぞれで異なるモードの頭の使い方をしています。

マルチタスクで打ち合わせ中にメールを書いたりするとモードが混乱して効率が落ち、疲労もします。

頻繁にモードを切り替えるのは疲労の原因です。

ポモドーロテクニックを活用して、メール時間で確保した時間はメールだけに集中するのが効率的です。

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まとめ

1日3回のメールチェックを習慣化する3つの原則を紹介しました。

  1. メール時間をタイムブロックする
  2. メール通知をオフにする
  3. マルチタスクでメールを処理しない

メールに振り回されずに、自分のリズムでメールと付き合いましょう。

なお、メールチェックを1日3回に制限するといろいろと課題が出てくるでしょう。

その課題と対策の考え方についての記事もご覧ください。

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