メールチェックのタイミングを決めて制限するのが難しい3つの理由

はじめに

メール処理に多くの時間を使い、疲弊していないでしょうか。

メールをチェックするタイミング決めているでしょうか。

いくつかの生産性向上やタイムマネジメントの手法では、メールを頻繁にチェックするのではなく、メールをチェックするタイミングや回数を決めて制限することが推奨されています。

時間術大全でもストレスの低減と、処理の効率化の効果が示されています。

ブリティッシュコロンビア大学の 2 0 1 4年の研究によれば 、メ ールチェックを 1日 3回に制限された人は 、 (好きなだけチェックした人に比べて )ストレスが大幅に少なかった 。

そして意外かもしれないが 、メ ールチェックの回数を減らした人は 、処理の効率が上がった 。チェックの回数を 1日 3回に限定したところ 、その週 、ふだんとほぼ同数のメ ールに返信したが 、所要時間は 2 0 %少なかった 。

時間術大全 人生が本当に変わる「87の時間ワザ」

これまでメールチェックするタイミングを9:30、14:00、17:00の1日に3回チェックするというルールで、実践してみましたが、なかなか習慣化することは難しいと実感しています。

メールチェックのタイミングを決めて制限するのが難しい3つの理由を紹介します。

  1. メールを早く返さないといけないという思い込み
  2. 多数のメールを処理できるか不安
  3. 優先順位を無視したメール作業への逃避

メールチェックを制限するのが難しい3つの理由

メールを早く返さないといけないという思い込み

メールは本来非同期のコミュニケーションツールであり、その人の都合のいいタイミングで読み、返すというツールです。

しかしスピードがどんどん求められ、今や会話のように、同期的なコミュニケーションとして使われがちです。

送ったらすぐに返事が来るという期待や、メールが来たらすぐに返信しなくてはならないという勝手なプレッシャーを感じていないでしょうか。

本来の同期的なコミュニケーションは電話や対面の会話。

急ぎの用事であれば電話や話しかけに来るもので、それを自分、そして周りの人とも考えや期待を合わせる必要がありそうです。

多数のメールを処理できるか不安

とにかくメールが次々に来るため、それを処理していかないと仕事が終わらないという不安感に駆られないでしょうか。

メールを頻繁にチェックし、すぐに片付けたくなります。

夜はやる気やエネルギーが落ちるため、後回しにすると処理できないのではないかという懸念もあります。

しかし、こまめに返すよりも、「メール処理」モードに集中して、一気にまとめて受信と返信に徹したほうが効率は上がります。

逆にメールモードと資料作成モード、会話モードをころころ切り替えるほうが脳への負荷が上がり、効率が下がります。

シングルタスクで集中するのがポイントです。

さらに、メール処理はその日の夜では終わらないかもしれませんが、処理できないものは次の日に持ち越す割り切りも必要です。

閉店時間を決めて、それを守りましょう。

時間制限があるからこそ、集中でき、生産性が上がります。

退社時間や仕事を終える時間、決めてますか?閉店時間を決める習慣。
はじめに退社時間や仕事を終える時間、決めてますか?自分の「閉店時間」を決めていないと、ズルズルと遅くなってしまったり、疲れたら切り上げるということになりがちです。閉店時間を決めて行動しよう遅くなれば...

優先順位を無視したメール作業への逃避

大きな難しい、時間のかかる仕事を避けて後回しにし、軽くてすぐに終わるメールに手をつけてしまうということはないでしょうか。

メールを処理するとちょっとした達成感があり、それを味わうためにメール作業に逃げてしまう。

本来のやるべき仕事にフォーカスすべく、優先順位を考える必要があります。

7つの習慣の時間マトリックスにおける「緊急ではないが、重要なこと」の第2領域に時間を投資する方法についてはこちらをご覧ください。

第2領域の活動を優先。TodoistとGoogleカレンダーを使って1週間単位で計画する4つのステップ。
はじめに7つの習慣における、第三の習慣「重要事項を優先する」では時間管理を扱っています。有名な時間管理のマトリックスが示されており、緊急度と重要度の軸で、わたしたちの時間を4つの領域に分けています。...

まとめ

メールチェックのタイミングを決めて制限するのが難しい3つの理由を紹介しました。

  1. メールを早く返さないといけないという思い込み
  2. 多数のメールを処理できるか不安
  3. 優先順位を無視したメール作業への逃避

メールに対する考え方を変えて、メールは集中してまとめて処理しましょう。

メールチェックを1日3回に制限する3つの原則については、こちらの記事をご覧ください。

1日3回のメールチェックを習慣化する3つの原則
はじめに1日に何回、メールチェックしていますか?メールに自分の生活リズムを振り回されていないでしょうか。メールが常に気になるとしても、頻繁にチェックするのは非効率です。例えば1日のメールチェックを朝...
iPhoneで自分を知り、磨く
どんな状況でも、いまここに集中し、自分の力を発揮できる。 心と身体を整え、ごきげんでいられる。 本メルマガでは24時間365日あなたに寄り添うセルフコーチングアプリと実践ワークを通じて、集中・マインドフルネス習慣をサポートします。
この記事が気に入ったら
いいね!しよう
最新情報をお届けします。
時間管理・タスク管理
スポンサーリンク
シェアする
「行動デザインラボ」をフォローする
行動デザインラボ
タイトルとURLをコピーしました