メールチェックのタイミングを決めるのが難しい理由 0.47

はじめに

メールをチェックするタイミング決めてますか?

メール処理に、多くの時間を使い、疲弊していませんか。

いくつかの生産性向上やタイムマネジメントの手法で、メールを頻繁にチェックするのではなく、メールをチェックするタイミングを決め、回数を決めるということが推奨されています。

ストレス低減、効率化の効果

時間術大全でもストレスの低減と、処理の効率化の効果が示されています。

ブリティッシュコロンビア大学の 2 0 1 4年の研究によれば 、メ ールチェックを 1日 3回に制限された人は 、 (好きなだけチェックした人に比べて )ストレスが大幅に少なかった 。

そして意外かもしれないが 、メ ールチェックの回数を減らした人は 、処理の効率が上がった 。チェックの回数を 1日 3回に限定したところ 、その週 、ふだんとほぼ同数のメ ールに返信したが 、所要時間は 2 0 %少なかった 。

時間術大全
Googleで「最速仕事術」を開発し、GmailからYouTubeまで「究極の効率」をデザインしてきた2人が編み出した、時間を劇的に生む世界一合理的なメソッド! スマホからPCまで、無限に時間を奪い続けるテクノロジーに満ちた世界の中で、時間をつくり、人生にとって本当に大切な意味のあることをする方法。

メールチェックをコントロールするのは難しい

これまで、たすくまで、メールチェックするタイミングを9:30、14:00、17:00の1日に3回チェッというように登録し、そのタイミングで実行するというトライアルを実施しました。

ただ、なかなか習慣化することができませんでした。

振り返るとその原因、理由は大きく3つありそうです。

1.メールを早く返さないといけないという思い込み

メールは本来非同期のコミュニケーションツールであり、その人の都合のいいタイミングで読み、返すというツールです。

しかしスピードがどんどん求められ、今や会話のように、同期的なコミュニケーションとして使われがちです。

送ったらすぐに返事が来るという期待や、メールが来たらすぐに返信しなくてはならないという勝手なプレッシャーを感じていないでしょうか。

本来の同期的なコミュニケーションは電話や対面の会話。

急ぎの用事であれば電話や話しかけに来るもので、それを自分、そして周りの人とも考えや期待を合わせる必要がありそうです。

2.多数のメール不安

とにかくメールが次々に来るため、それを処理していかないと

仕事が終わらないという不安感に駆られないでしょうか。

メールを頻繁にチェックし、すぐに片付けたくなります。

夜はやる気やエネルギーが落ちるため、後回しにすると処理できないのではないかという懸念もあります。

しかし、こまめに返すよりも一気にやった方が効率は良いですし、後回しにする事で処理できないものは次の日に持ち越すという割り切りも必要です。

3.メールへの逃避

大きな難しい、時間のかかる仕事を避けて後回しにし、軽くてすぐに終わるメールに手をつけてしまうということはないでしょうか。

メールを処理するとちょっとした達成感があり、それを味わうためにメールに行ってしまう。

本来のやるべき仕事にフォーカスすべく、優先順位を考える必要があります。

おわりに

メールチェックの回数やタイミングを決めるのが難しい原因、理由をまずは分析してみました。

次回は対策編としていくつかの戦略を考えます。

■今日のVersion Up 0.47

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■編集後記

朝、出るタイミングがやはり遅いと満員電車に巻き込まれます。

少しの時間の差が大きな時間のロスや快適度に影響。

早起きの大きなモチベーションになりそうです。

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