やるべきことをタイムスロットに落とす:タイムブロッキングのメリット、ハードルと対策 0.64

この記事は約5分で読めます。

1週間カレンダー

やりたいこともたくさんありますが、やるべきこともたくさんありますよね。

1週間のやりたいことの時間を確保した、理想のスケジュールを作りましたが、今度はやるべきことの時間を1週間のカレンダーに確保します。

やりたいことの時間を確保する 〜タイムブロッキング〜 0.63 | 「自分をバージョンアップ」する行動マネジメント

タスクをカレンダーに入れる

やることを管理しているToDoリストの上から、タスクを順番にカレンダーに入れていきます。

やることには「やるべきこと」、「やりたいこと」を含みます。

例えば「タイムブロッキングを調べる」というタスクがあったときに、8/3の15:00から30分を確保し、これをカレンダーに予定として入れます

30分というのは、そのタスクを完了するのにかかる時間の見積もりです。

30分を超えるタスクについては分割した方が良いでしょう。

大きな単位のスロットを確保すると後から時間の調整が必要になった時に動かしにくいですし、実行する前に心理的ハードルが上がります

また、ポモドーロテクニックでは25分+休憩5分の1セットを標準にしていますので、30分がちょうどいい単位ということも言えます。

ポモドーロテクニックで集中する 〜BeFocused Pro〜0.52 | 「自分をバージョンアップ」する行動マネジメント

【タイムマネジメントラボ】ついつい気が散ってしまうあなたに。ポモドーロテクニックで集中する 〜BeFocused Proレビュー〜0.52
ポモドーロ・テクニックとは集中して作業や考えるのは得意ですか?ついある作業をしていても、メールをちょっと見たり、スマホを見たりと集中できない時ないでしょうか。集中して作業するメソッドとして、ポモドーロテクニ...

またそれなりに大きな資料作成など30分では終わらないものについては、タスクをアウトライン作成、素材収集、作成、レビューなどタスクを分割すると良いですね。

そして分割したタスクをそれぞれカレンダーに入れていきます。

タスクを入れる場所

タスクを1週間のどこのスロットに入れるのかもめ切りがないタスクも時間を決めます

他の予定を見ながら、1日にあまり詰め込まないようにバランスを考えて入れていきます。

もちろん、タスクの締め切りを考慮して、それまでに終わるようにスロットに入れていく必要があります。

ここで、明確なタスクの締め切りがないものについて、どこに入れるか迷ったり、時間を決めたくなくなるかもしれませんが、時間を決めない限りそのタスクは先に進みません。

先延ばしにされる可能性大です。

必ずどこかのスロットに入れましょう。

また、タスクによって非常に思考エネルギーを使うもの、先延ばしにしているものなどは朝イチに持って行った方が良いです。

夜に回すともうやる気力が残っておらず、大変です。

また、同種のタスクはまとめた方が自分のモードが変わらないため、効率的で負荷が低いです。

タスクの見積もり時間

大抵、人間の見積もりは過小であると言われてますが、概ね自分の見積もりの1.5倍程度を取っておくとズレが減ると思います。

20分を見積もったら30分を確保、1時間を確保したら1.5時間という具合です。

多めに見積もって早く終わればそれはそれで時間の余裕ができて良いでしょう。

見積もり時間に終わらない方が心理的影響や締め切りへの影響が大きいです。

タイムブロッキングのハードルと対策

大きく3つの心理的な抵抗感、ハードルが考えられます。

  1. タスクを実行する時間を決めたくないというハードル
  2. タイムスロットに入れる時間がもったいないというハードル
  3. 最初はタイムブロッキングできるが継続できない

ハードル1

タスクをやる時間を決めることに非常に抵抗がある方もいるかもしれません。

タスクをやる時間を決めるということが窮屈に感じて、自由を損なう感覚があるためです。

私もそういう窮屈感を感じるところがあります。

この課題に対しては取り掛かるタイミングは決めるが、どうやるかは自由というように自分に自由を与えるという対策があります。

ハードル2

また、このような計画をする時間がもったいない、それよりもタスクに早く取り掛かった方が良いという抵抗感もあるでしょう。

この問題に対しては、一つの対策として、計画する時間を測ってみるということがあります。

やってみると、それほどタスクをタイムスロットに入れる作業に時間はかからないことに気づくのではないでしょうか。

タスクの量にもよりますが、15分まではかからないのではないでしょうか。

この作業時間で、次で述べるタイムブロッキングのメリットが得られるのではやった方が良いという納得感を得られると良いでしょう。

ハードル3

続かない、という問題に対しては、タイムブロッキングをする作業を1週間の予定に組み込むのが良いでしょう。

タスクの量によって、1週間の終わりあたり、例えば金曜日にやるのが良いかもしれませんし、タスクが多い人にとっては1日の終わりにやるのが良いかもしれません。

また、この時に、タイムブロッキングした時の見積もり時間やタスクを入れた時間帯がよかったのかなど振り返りも一緒にできると良いと思います。

タイムブロッキングのメリット

タイムブロッキングのメリットの一つは、見通しやコントロール感を持てることができ、不安感を解消できることです。

やるべきことがToDoリストに積み上がっていた時に、資料提出や会議など締め切りがあるとこのままやっていて間に合うのか不安にならないでしょうか。

タイムブロッキングにより、対応する時間を確保することで、この日時にこれだけの時間で作業すれば終わるのではないかという見通しが得られます。

当然ながら作業時間の見積もりが甘く、見込みの時間では終わらない、突発事象で時間が確保できなくなるという問題が発生する可能性もあります。

そのためマージンを確保する必要がありますが、それはまた別の記事で扱うものとします。

少なくとも、頭の中で大丈夫かなとモヤモヤしているよりは精神安定上、だいぶ良いと思います。

ぜひ試してみてください。

今日のVersion Up 0.64

今朝は、30日スクワットチャレンジ、Day21 の180回を達成。

また、30日プランクチャレンジは60秒を2セット。

昨日よりも回数や時間が増えるので、小さな、でも具体的な成長感を感じられます。

昨日よりも少し成長したという実感を味わいたい方、30日間チャレンジはオススメです。

編集後記

Amazon Primeビデオに見たい映画がたくさんあり、ワクワクします。

上映時、劇場で見たかったが見られなかったものなど、ウォッチリストにたくさん入りました。

夏休みは映画三昧になりそうです。

この記事が気に入ったら
いいね!しよう
最新情報をお届けします。
タイムマネジメント
スポンサーリンク
「行動デザインラボ」をフォローする
行動デザインラボ

コメント

タイトルとURLをコピーしました