メールチェックのタイミングを決める〜一部解決編〜0.55

タイムマネジメント
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先週、「メールチェックのタイミングを決めるのが難しい理由 」について分析し、3つの理由について考察ました。

メールチェックのタイミングを決めるのが難しい理由 0.47
はじめにメールをチェックするタイミング決めてますか?メール処理に、多くの時間を使い、疲弊していませんか。いくつかの生産性向上やタイムマネジメントの手法で、メールを頻繁にチェックするのではなく、メールをチェッ...
  • 1.メールを早く返さないといけないという思い込み
  • 2.多数のメール不安
  • 3.メールへの逃避

それから対策を試行錯誤しつつ一週間経ちましたので、β版ですが途中経過をレポートします。

メール処理メソッドβ

まだ1日にメール処理するのは時間を決めて三回、というところまでは到達していないのですが、現状のメール処理メソッドの原則は以下の3点です。

メールチェックは許容するが見るだけ

– メールはまとめて処理する

基本は即レスしない

メールチェックは見るだけ

会議後や作業の区切りでのメールチェックは許容しています。

ただし、返信や振り分け操作はしないと決めています。

急ぎのメール来てないかだけをチェックしますのでほとんど時間はかかりません。

返信や振り分け操作は意外と時間がかかっていることに初めて気づきました。

さくっと返したり、フォルダにドラッグするのはあまり時間がかかっていないと思っていましたが、操作に時間がかかるのと何より自分のモードがメールモードに変わってしまいます。

メールモードに変わってから資料作成などのモードに戻すのは負荷がかかり疲れます

コンテキストスイッチを減らすのが重要です。

メールはまとめて処理

メールはある程度まとまった数になるまで手をつけません。

また、これまで移動中などスマホでも返信や作成処理してましたが、基本的にパソコンで処理するようにしました。

PCでまとまったメールを一気に集中して処理していくのは本当に効率的でサクサク終わり、気持ちいいです。

基本は即レスしない

まとめて処理するため、緊急のメール以外は即レスはやめました。

一週間見てみると、緊急のメールというのは数件あるかないか

ほとんどは待てるものです。

むしろ即レスする事でやり取りが続いてしまうことも。

そのようなものは出来るだけ電話する事でメールの量も減ります。

さらなる改善

さらにメールをチェックする頻度も1日3回に減らすための、現実的なメソッドを考えます。

あとはメールへの逃避という名の先送り問題。

こちらも次のステップとしてアタックしていきます。

今日のVersion Up 0.55

今までやったことがない仕事は、面倒で大変ですが、自分の幅を確実に広げてくれるものですね。

学びが多いです。

編集後記

ランチのフレンチトーストがふわふわトロトロで絶品で、かなりエネルギーがチャージされました 😉

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